Ako pripraviť harmonogram projektu?

Dobre pripravený harmonogram rozhoduje o tom, či projekt dokončíte načas. Keď máte jasno v tom, čo treba urobiť, kto je za jednotlivé úlohy zodpovedný a dokedy ich treba splniť, máte projekt pod kontrolou a nemusíte dobiehať vzniknuté oneskorenia.

Harmonogram v aplikácii Projektově pripravíte v dvoch krokoch: založíte úlohy v mape a potom ich v Ganttovom diagrame rozložíte v čase.

Tento postup zvládnu začiatočníci aj skúsení projektoví manažéri. Vychádza zo štandardných princípov projektového riadenia: najskôr rozdelíte projekt na menšie časti a potom pre ne vytvoríte časový plán.

Na začiatok si rozdeľte projekt na úlohy

Prvým krokom je rozdelenie projektu na jednotlivé úlohy. V mape úloh rozčleníte aj rozsiahly projekt na menšie časti, ktoré už možno samostatne naplánovať. Hlavné etapy pridávate pod seba pomocou tlačidla „+“ v prvom stĺpci. Každú etapu potom môžete smerom doprava rozdeliť na menšie úlohy a podúlohy. Podľa štandardov projektového riadenia tak vytvoríte štruktúru rozpisu prác (WBS).

Každý obdĺžnik v mape predstavuje samostatnú plnohodnotnú úlohu, ku ktorej môžete doplniť zadanie, riešiteľa aj termín.

Plánujte pomocou Ganttovho diagramu

Druhým krokom je zostavenie časového plánu v Ganttovom diagrame. Ten zobrazuje jednotlivé úlohy projektu na časovej osi. Svoj názov dostal podľa Henryho Gantta, ktorý ho predstavil v roku 1910. Kto ho v skutočnosti použil ako prvý, sa dočítate v samostatnom článku.

V ľavej časti diagramu nájdete tabuľku úloh s údajmi o ich začiatku, termíne, trvaní a odhadovanom čase. V pravej časti je každá úloha znázornená obdĺžnikom na časovej osi. Jeho poloha a dĺžka určujú, kedy sa úloha začína, ako dlho trvá a kedy sa končí.

Mierku časovej osi môžete v ponuke Priblíženie prispôsobiť dĺžke projektu. Na výber máte dni, týždne, mesiace alebo štvrťroky.

Jednotlivé úlohy prepojíte pomocou väzieb. Šípka medzi dvoma obdĺžnikmi znázorňuje, že jedna úloha musí byť dokončená skôr, ako sa začne ďalšia. Keď posuniete prvú úlohu, aplikácia Projektově automaticky prepočíta začiatky a termíny všetkých nadväzujúcich úloh.

Medzi úlohami môžete nastaviť aj časový odstup, napríklad 30 dní na schválenie zákazky klientom. Dôležité okamihy projektu označíte míľnikmi. Diagram zároveň zobrazí kritickú cestu, teda úlohy, ktorých oneskorenie by posunulo termín dokončenia celého projektu. Všetky novinky Ganttovho diagramu predstavujeme v článku Nová generácia Ganttovho diagramu.

Opakujú sa vám zadania v rôznych projektoch?

Hotový projekt môžete jednoducho premeniť na šablónu. V zozname projektov otvorte trojbodkové menu na konci riadka s daným projektom a vyberte možnosť Previesť na šablónu. Pri zakladaní ďalšieho projektu potom stačí vybrať túto šablónu a nastaviť dátum začiatku. Aplikácia Projektově na základe nastavených väzieb automaticky vypočíta začiatky a termíny všetkých úloh.

Šablóna si zapamätá aj priradených riešiteľov. Ak má napríklad František z výroby na starosti výrobné úlohy, v každom novom projekte vytvorenom zo šablóny ich bude mať automaticky priradené.

Ak nechcete tím zahltiť všetkými úlohami naraz, môžete pri šablóne zapnúť automatické zakladanie úloh. Aplikácia potom vytvorí ďalšiu úlohu až po dokončení predchádzajúcej.

Majte pod kontrolou, čo, kto a dokedy má urobiť

Vďaka harmonogramu v aplikácii Projektově máte prehľad o tom, kto na čom pracuje a dokedy má jednotlivé úlohy dokončiť. Aplikácia sleduje termíny aj nadväznosti medzi úlohami, takže nemusíte kolegom neustále pripomínať, na čom majú pracovať a dokedy.

Ak kolegovia pracujú súčasne na viacerých projektoch, ich pracovné vyťaženie si môžete skontrolovať v paneli vyťaženosti prostriedkov pod Ganttovým diagramom.

Všetky funkcie diagramu podrobne opisujeme v nápovede Ganttov diagram a jeho funkcie. Ovládanie diagramu pomocou myši vám ukážeme v článku Harmonogram projektu jednoducho.