Mesto Adamov má starostu, ktorý stále vymýšľa nové projekty, aby sa jeho občanom darilo lepšie. Zároveň vedie súkromnú firmu. Lenže ako to zvládnuť, aby všetko fungovalo, tak ako má, a zároveň bol nad všetkým dohľad?


„Nemôžem robiť všetko, práca pre mesto má prednosť”, hovorí pán starosta

Roman Pilát sa stará o občanov mesta Adamov, ale zároveň tiež podniká. Vedie firmu ABLE agency s.r.o., ktorá od roku 2002 prevádzkuje internetové služby v meste.

Pan starosta robí veľa vecí naraz, niektoré úlohy vo firme aj rutinné činnosti potrebuje operatívne delegovať. Ako mať všetky činnosti, poznámky, komunikáciu a súbory na jednom mieste tak, aby sa s nimi dalo jednoducho pracovať? S tým si až do nedávna márne lámal hlavu.

Starostom aj podnikateľom zároveň, ale ako stíhať všetko naraz?
Starostom aj podnikateľom zároveň, ale ako stíhať všetko naraz?

Koniec papierikovej metódy. Máme všetko na jednom mieste.
Konec papierikovej metódy. Máme všetko na jednom mieste.

Z možností, ktoré sa mu ponúkali, si vybral aplikáciu pre vedenie projektov. Systém mu ponúkal riešenie práve v tých najobtiažnějších oblastiach — zadávanie, zdieľanie a kontrola úloh.

„Mám mnohé aktivity a niektoré som musel obmedziť. Bolo nutné, aby bežali aj bezo mňa, ale s určitou mierou kontroly.”

hovorí pán starosta.

Zásadné problémy, ktoré mal nový systém vyriešiť

  1. nejednotnosť v záznamoch informácií.
  2. nemožnosť operatívne delegovať úlohy
  3. zbytočne zložitá príprava rutinných činností
  4. neexistujúcí systém kontroly plnenia zadaných úloh

Zásadné požiadavky na systém vedenia projektov

  1. jednoduchosť a priaznivá cena
  2. vyriešiť vnútornú komunikáciu
  3. možnosť jednoducho delegovať a kontrolovať zadané úlohy.
  4. mať všetky úlohy, poznámky, komunikáciu a súbory na jednom mieste
  5. zjednodušiť rutinné procesy

Prvé nesystémové kroky nás za tri mesiace doviedli k systému

Preto, aby firma pracovala, ako má, potrebovala zaviesť jednotný informačný systém. Zjednodušiť a zautomatizovať rutinné procesy, ako napríklad prípravu zmlúv. A hlavne, už na nič nezabúdať.

Rozhodli sa pre Projektove, pretože aplikácia je jednoduchá a za prijateľnú cenu.

Systém zavádzali 3 mesiace aj so zaučením. Občas sa vyskytli problémy s prepojením s Outlookom, všetko sa však vždy rýchlo vyriešilo.

„Zo začiatku sme niektoré postupy nerobili z pohľadu systému až tak systémovo správne :-), ale to sa hneď na začiatku vyriešilo.” hovorí Roman Pilát

„A predovšetkým pre perfektný prístup pána Solnického v začiatkoch, keď sme sa na neho často s obavami, že príliš otravujeme, obracali. Podpora zákazníka je základ, ale človek ju nesmie zneužívať. To vieme z vlastnej skúsenosti.”

Nemusíme si nič pamätať, máme Projektově.CZ

Pán starosta mal veľké očakávania, pretože už vyskúšal 6 systémov, ale nikdy nebol úplne spokojný. Projektově však jeho očakávania splnilo.

Výrazne sa zlepšila efektivita práce, prepracovaný informačný systém funguje bez komplikácií, rutinné procesy bežia ako na páse a termíny sa plnia včas. Už sa nikto zo zamestnancov nemôže vyhovárať, že nevie, kedy to malo byť hotové.

Pán starosta je tiež milo prekvapený, s akou rýchlosťou dochádza k aktualizáciám aplikácie, ktoré systém zjednodušujú a zrýchľujú.

So systémom je natoľko spokojný, že by ho do budúcna chcel zaviesť aj pre ďalšie projekty, ktoré má v pláne.

„Perfektná podpora, rozumná cena a predovšetkým, už nezabúdame.” odkazuje Roman Pilát všetkým, ktorí hľadajú systém na riadenie projektov pre svoje aktivity.


Komentáre

Záložky

Projektově.CZ s.r.o. je ostravská spoločnosť, ktorá dlhodobo spolupracuje s VŠB - Technickou univerzitou v Ostrave. V spolupráci s odborníkmi na projektové riadenie, či už z akademických radov alebo od partnerských firiem, poskytujeme nástroj pre jednoduché riadenie firmy, projektov a úloh.

Od augusta 2017 Projektově expandovala do Slovenskej republiky, kde predaj a podporu zaisťuje spoločnosť TEMEO s.r.o.