5 znakov, že váš Excel nestačí na projekty

Excel zvládol prvý rok. Dva projekty, traja ľudia, jedna tabuľka. Firma vyrástla na desať ľudí a desať zákaziek a tá istá tabuľka zrazu stráca prehľad a čas. Väčšina majiteľov túto hranicu vytuší neskoro: až keď termíny lietajú a pondelňajšia porada trvá hodinu a pol. Ak ste v tejto fáze alebo k nej mierite, tu je päť signálov, podľa ktorých spoznáte, že riadenie projektov v Exceli vašu firmu zdržuje.

Majiteľ firmy nad Excelom, keď prestáva stačiť na riadenie projektov

Stručne: Riadenie projektov v Exceli prestáva stačiť vo chvíli, keď aj jednoduchá otázka „ako sme na tom?" znamená pol hodiny hľadania v tabuľkách. Päť znakov: nemáte čas dohľadávať stav úloh, delegácie sa strácajú bez notifikácií, nikto nevie, ktorá verzia tabuľky platí, porada sa zvrhne na reporting a vyťaženosť tímu je neznáma. Ak platia aspoň tri, Excel vám ako nástroj na projekty prerástol.

1. Nemáte čas dohľadávať, v akom stave úlohy vlastne sú

Úlohu ste delegovali presne preto, aby ste sa o ňu nemuseli ďalej starať. V Exceli to však znamená opak: nájsť správnu tabuľku (a ktorá verzia zasa platí?), odscrollovať na ten správny riadok, skontrolovať stĺpec „stav" a dúfať, že ho kolega aktualizoval. Zvyčajne neaktualizoval.

Manažéri to hovoria nahlas: „Nemám čas toto stále kontrolovať." Nemajú. A práve preto sa delegovaná úloha mení na druhú prácu navyše – doháňať, zisťovať, upomínať. Namiesto toho, aby delegácia odľahčila hlave, pridáva ďalšiu vrstvu ručného dohľadávania.

V Projektově vidíte stav všetkých delegovaných úloh na dve kliknutia. Kto ich má, ako ďaleko sú, čo je hotové a čo po termíne. Bez otvárania tabuliek, bez scrollovania, bez otázky „už to máš?".

2. Delegovať v Exceli znamená zabudnúť

Kolega dostane úlohu v riadku tabuľky. Nikde sa mu nič neozve. Nepríde mail, nebliká notifikácia, nezobrazí sa upomienka. Termín príde a minie a vy zistíte, že delegácia sa v Exceli prakticky rovná zabudnutiu. A rekonštruovať, kto to mal vedieť, je zbytočná práca navyše.

Hlídač potom strávi pol dopoludnia obvolávaním tímu: „Máš to? Kedy to bude? Vieš o tom vôbec?" Delegácia, ktorá má odľahčiť hlave, z nej robí telefónnu ústredňu.

V Projektově dostane riešiteľ upozornenie hneď pri priradení úlohy a deň pred termínom pripomienku. Zadávateľ vidí, kedy úlohu otvoril a či sa k nej odvtedy vrátil.

3. Strácate 10 minút hľadaním, kto má aktuálnu verziu

projekty_FINAL_v3.xlsx v e-maili od kolegu, projekty_FINAL_v3_OPRAVA.xlsx na zdieľanom disku, projekty_aktualni.xlsx v SharePointe. Tri verzie, tri čísla, jeden zmätok. Každé ráno stojíte desať minút tým, že hľadáte, kto má posledné úpravy, a porovnávate riadky medzi sebou.

Za mesiac je z toho celý pracovný deň, v ktorom neriadite, ale dohľadávate. A to ešte nepočítame chvíľu, keď sa ukáže, že rozhodnutie z minulého týždňa bolo v zlej verzii.

V Projektově existuje jedna pravda. Každý vidí rovnaký stav projektu v rovnakom okamihu a nikto nerieši, ktorá kópia platí.

4. Pondelňajšia porada trvá 90 minút, pretože každý hlási stav

Porada má viesť k rozhodnutiu: čo urobíme ďalej, kto to prevezme, kedy to dodá. V Exceli namiesto toho každý desať minút hlási, kde je. Excel nevie sám ukázať, čo sa zmenilo od minulej porady, takže to musí povedať človek. Nahlas, všetkým, do ticha.

Vo Fasteners CZ túto hranicu prekročili v roku 2015. V dvadsaťčlennej firme nahradili všetku internú komunikáciu jedným systémom a prestali tráviť porady hlásením stavu.

„Tam, kde prehľadnosť e-mailov končí, Projektově začína!“

Valentina Krcková / Fasteners CZ

V Projektově vidíte stav projektov v reálnom čase a na porade rovno rozhodujete. Čítate najskôr, hovoríte až potom.

Projektově ukazuje aktuálny stav projektov bez ručného reportingu na porade

5. Neviete, kto koľko stihol a čo má meškanie

Vyťaženosť tímu v Exceli znamená ďalšiu tabuľku. Ďalšia aktualizácia. Ďalšia vec, ktorú niekto musí vypĺňať ručne. A keďže to nikto nestihne robiť každý deň, dáta sú vždy o týždeň pozadu a nikto im neverí.

Keď dostanete dopyt na novú zákazku, neexistuje spôsob, ako za desať sekúnd zistiť, či má tím kapacitu. Poviete „opýtam sa" a čakáte, kým vám traja ľudia odpovedia e-mailom. Výsledok: buď beriete zákazky naslepo, alebo odmietate pre istotu aj tie, ktoré by ste stíhali.

V Projektově vidíte vyťaženosť celého tímu v reálnom čase bez jedinej ručnej aktualizácie. Do minúty viete, či ďalší projekt vezmete, alebo nie.

Vyťaženosť tímu v Projektově ukazuje voľné kapacity pre nové projekty

Čo s tým

Ak ste v článku spoznali aspoň tri z piatich znakov, Excel vás zdržuje. Každý týždeň platíte hodiny, ktoré namiesto riadenia projektov venujete udržovaniu tabuliek. Podobne začínali aj vo Fasteners CZ, NEKTON a v desiatkach menších firiem, ktoré dnes riadia projekty v Projektově.

Vyskúšajte si to sami. Založenie trvá päť minút, dáta z Excelu naimportujete, a za týždeň vidíte, či vám to sedne.