Od myšlienky po kolaudáciu: Projektově riadi v Bukna Laurinčík developerské projekty bez chaosu a meškania

Stačí zabudnúť na vyjadrenie od plynárenskej spoločnosti a projekt sa natiahne o týždne. V developerskom biznise sa za chyby platí draho, a to doslova. Slovenská firma BL, s. r. o. (ďalej Bukna Laurinčík) aj jej vedúci výroby Jaroslav Nekoranec to vedia, a preto stavili na Projektově. Vytvorili si v ňom systém, v ktorom nezapadne žiadny krok ani termín a projektový manažér presne vie, čo, kedy a ako má urobiť.

Bukna Laurinčík je slovenská developerská spoločnosť so sídlom v Dolnom Kubíne. Vyhľadáva investičné príležitosti a realizuje ich komplexne – od projektovej prípravy cez stavebné konania až po kolaudáciu. Hlavnou oblasťou sú byty, bytové domy a rezidenčné nehnuteľnosti. S desaťčlenným tímom riadi celý proces vrátane koordinácie generálnych zhotoviteľov.

Medzi realizácie patria oceňované projekty: apartmánový dom Lebenski v Tatrách, ktorý si vyslúžil uznanie aj v Českej republike, projekt Neohaus v Banskej Bystrici alebo rezidenčný projekt Zelená lipa. O Zelenej lipe písal portál Archinfo a projekt sa dostal do finále architektonickej súťaže CE ZA AR.

Keď rastie počet projektov, bez systému rastie aj chaos

Pred zavedením Projektově firma držala projektové dokumenty na Google Disku. Základná organizácia fungovala – len do určitej chvíle. S pribúdajúcim počtom súbežných projektov, projektových manažérov a rastúcou administratívou sa ukázalo, že Disk nestačí.

Chýbalo centrálne miesto, kde by boli úlohy, termíny, zodpovednosti a nadväznosti pohromade. V developerskom biznise, kde každé omeškanie znamená reálne finančné straty a nespokojných klientov, to nebol detail. Bol to problém, ktorý bolo treba vyriešiť.

S čím firma zápasila:

• dokumenty na Google Disku bez väzby na konkrétne úlohy a projekty
• riziko, že sa na niektorý krok v projekte zabudne
• zdĺhavé dohľadávanie, kto čo rieši a v akej fáze projekt je
• žiadna jednotná šablóna, ktorá by ustrážila, že sa nevynechá žiadna časť procesu
• finančné dopady, keď sa nedodrží termín sľúbený klientovi

Firma hľadala riešenie, ktoré bude jednoduché, intuitívne a porastie spolu s ňou.

Prečo padla voľba na Projektově

Impulzom bolo školenie projektového manažmentu okolo rokov 2020–2021, kde tím nástroj prvýkrát videl ako praktické riešenie. Pri porovnaní s väčšími developermi prichádzali do hry aj nástroje od Microsoftu. Voľba napokon pripadla Projektově.

Čo rozhodlo:

• Jednoduchosť – prostredie, v ktorom sa každý rýchlo zorientuje
• Rýchly onboarding – nový človek sa zaučí počas krátkeho školenia
• Osobná podpora – komunikácia so živým človekom, nie s chatbotom
• Flexibilita – systém sa prispôsobí firme, nie naopak
• Prehľadnosť – mapa úloh a jasná štruktúra projektov

Šablóna postavená na reálnej skúsenosti

Kľúčovým momentom bolo vytvorenie projektovej šablóny. Tím si sadol na spoločný workshop a zostavil šablónu, ktorá vychádza z reálnej praxe v riadení developerských projektov. Vznikol nástroj, ktorý funguje v prevádzke – nie len na papieri.

Šablóna pokrýva hlavné úlohy aj podúlohy:

• projektová dokumentácia
• stavebné povolenia
• komunikácia s tretími stranami
• marketing a predaj
• financovanie

Každý nový projekt vznikne preklopením tejto šablóny, ktorú tím následne upraví podľa konkrétnej fázy a potrieb. Už sa nestáva, že by chýbalo vyjadrenie niektorého orgánu a projekt sa kvôli tomu natiahol. Každý projektový manažér presne vie, čo si má vyžiadať, od koho a kedy.

„Som presvedčený, že existujúcu šablónu by po menších úpravách dokázal využiť akýkoľvek nový projektový manažér. Minimálne mu poskytne základné informácie o celkovom rozsahu projektu," dodáva Jaroslav Nekoranec.

Mapa úloh ako srdce celého riadenia

Mnohí stavajú riadenie na Ganttovom diagrame. V Bukna Laurinčík je kľúčovou funkciou mapa úloh. Práve tá dáva vedúcemu výroby prehľad o celom projekte naraz – rýchlo a bez zbytočného preklikávania.

„Najlepšiu orientáciu v projekte mi poskytuje mapa úloh. Jasne v nej vidím fázu prípravy, projektovanie, marketing, predaj a operatívne úlohy. Pri pravidelnom kontrolnom procese mi práve tento vizuálny prehľad prináša najväčšiu hodnotu."

Ganttov diagram má firma takisto nastavený a automaticky sa plní z mapy úloh. K dispozícii ho má, ale aktívne ho nevyužíva. Mapa úloh vyhráva svojou prehľadnosťou.

Každodenné riadenie v praxi

Ako vyzerá bežný deň developera, ktorý nechce zložitosť, ale výsledky? Projektově je dnes centrálnym miestom pre všetky projekty aj operatívu.

Štruktúra má tri roviny:

1. Operatívne úlohy (back office) – vlastná sekcia pre úlohy mimo stavebných projektov a dlhodobejšie interné záležitosti, ktoré potrebujú vyriešiť konatelia.
2. Projekty – každý má vlastnú zložku s kompletnou štruktúrou: príprava, projektová dokumentácia, tender dodávateľov, stavebná časť, kolaudácia, marketing, financovanie, predaj, odovzdanie nehnuteľnosti, inkaso, kontrola.
3. Podúlohy – detailné kroky. Napríklad pri stavebnom povolení: projektová dokumentácia → odoslanie architektovi → žiadosť o vyjadrenie tretích strán.

Denná rutina vedúceho výroby:

• ranné notifikácie – okamžitý prehľad, čo sa rieši a čo je po termíne
• kontrola mapy úloh – celkový pohľad na stav projektu
• červené úlohy – zistenie dôvodu omeškania u projektových manažérov
• zadanie nových úloh – s jasným popisom, termínom a riešiteľom
• spätná väzba – povinná aktualizácia stavu od riešiteľov

„Keď si teraz otvorím naše Projektově, každú jednu úlohu si viem otvoriť, viem, v akom štádiu sa nachádzam. Keď dostávam ráno notifikácie, viem sa pozrieť, čo sa rieši, alebo čo sa už malo riešiť," opisuje Jaroslav Nekoranec.

Červená úloha má vždy dôvod

Nie každý uplynutý termín je problém. Vedúci výroby rozlišuje medzi objektívnym omeškaním a situáciou, ktorú sa dalo vyriešiť inak. Systém presne ukazuje, kto a kedy v úlohe vykonal zmenu, a komunikácia pri úlohe všetko dokumentuje.

Komunikácia priamo pri úlohe, nie v e-mailoch

Firma trvá na tom, aby komunikácia k úlohám prebiehala v Projektově, nie cez e-maily alebo chat. Vďaka histórii je všetko dohľadateľné a dostupné každému, kto to potrebuje. Hodí sa to vo chvíli, keď sa firma potrebuje k niečomu vrátiť, zistiť, kto niesol zodpovednosť, alebo sa poučiť.

PDF reporty ako firemná pamäť

Keď dôjde k preplánovaniu – napríklad pre omeškanie na strane úradu – vedúci výroby uloží PDF report aktuálneho stavu mapy úloh a archivuje ho na Google Disku. Skúsenosť sa nestratí a stáva sa súčasťou firemného know-how.

„PDF reporty si archivujem na Google Drive, vďaka čomu sa k nim viem vždy vrátiť. Výborne mi slúžia na spätnú väzbu pri ďalšom plánovaní – s odstupom času si tak viem napríklad overiť, či daná činnosť v realite netrvala päť až šesť dní namiesto pôvodne plánovaných troch."

Termíny pod kontrolou – poistka proti nákladným omeškaniam

V developerskom biznise aj malé omeškanie znamená veľké finančné straty a nespokojných klientov. Projektově stráži termíny realizačných aj marketingových aktivít a včas upozorní na blížiaci sa termín. Riziká omeškania sú tak pod kontrolou.

A čo sa dialo predtým?

„Stávalo sa nám, že nám v niektorom štádiu projektu chýbalo vyjadrenie úradu alebo tretej strany a projekt sa preto časovo natiahol. Aj keď išlo len o pár dní či týždeň zdržania, akonáhle máme s klientmi zazmluvnené termíny, každé meškanie je nepríjemné," priznáva Jaroslav Nekoranec.

Onboarding za hodinu, podpora so živým človekom

S rastom firmy prichádzajú noví ľudia a Projektově je prirodzenou súčasťou ich nástupu. Každý nový člen prejde školením, kde sa zoznámi so štruktúrou projektov a s tým, čo sa od neho očakáva. Mladší si zvykajú rýchlo, starší dostanú individuálnu podporu. Výsledok je vždy rovnaký: Projektově používajú všetci.

Druhým dôvodom, prečo firma pri Projektově zostáva, je podpora. Problémy sa riešia rýchlo a vždy so živým človekom.

Vyplatí sa Projektově?

Vedúci výroby hodnotí pomer cena/výkon ako adekvátny. Firma postupne rástla, priberala používateľov a posunula sa do segmentu stredných firiem. Prínos systému je pritom každodenný.

„Pomer cena/výkon je adekvátny. Keď to porovnám, začínali sme platiť približne 9 eur mesačne. Aj keď chceme prejsť na vyššiu verziu, v prepočte na jednu osobu to vychádza rovnako, čiže za mňa je to úplne v poriadku."

Ako sa práca firmy zmenila:

Hlavné prínosy pre Bukna Laurinčík

• mapa úloh ako centrálny prehľad o celom projekte
• šablóny, vďaka ktorým nevypadne žiadny medzikrok
• termíny pod kontrolou každý deň
• všetka komunikácia na jednom mieste
• firemné know-how, ktoré sa nestráca
• onboarding za hodinu, noví manažéri produktívni od druhého dňa

„Nástroj je veľmi používateľsky prívetivý – či už ide o samotné prostredie, alebo o to, že je mimoriadne intuitívny. Človek si tam vie rýchlo a jednoducho nahodiť všetko, čo pre projekt potrebuje. Oceňujem skvelú spätnú väzbu, upozorňovanie na termíny a jasný prehľad o tom, kto danú úlohu rieši. Výhodou je aj to, že si viem spätne pozrieť históriu. No a v neposlednom rade je pre mňa veľmi dôležitá aj ich podpora."

Projektově sa stalo poistkou, že developerský projekt dorazí do cieľa včas, bez chaosu a s klientmi, ktorí dostanú to, čo im bolo sľúbené.

Ďakujeme pánovi Jaroslavovi Nekorancovi aj celej firme Bukna Laurinčík za zdieľanie skúseností a otvorenosť pri rozhovore. Prajeme úspešnú realizáciu všetkých projektov a spokojných klientov v nových domovoch.