Vyťaženosť prostriedkov: zistite, kto má kapacitu na ďalšiu zákazku
Keď riadite viac zákaziek naraz, potrebujete vedieť, kto má voľné ruky a kde sa práca hromadí. Panel vyťaženosti prostriedkov v Ganttovom diagrame to ukáže po mesiacoch v dvoch pohľadoch: na oddelenia a na jednotlivých používateľov.
Skôr než začnete: nastavte kapacity
Panel porovnáva naplánovanú prácu s kapacitou prostriedku. Kapacitu je preto potrebné najprv zadať.
Kapacita používateľov. V Správe používateľov otvorte editáciu používateľa a vyplňte pole Mesačná kapacita – počet hodín, ktoré má daný človek za mesiac k dispozícii.
Kapacita oddelení. Kapacity oddelení je zatiaľ potrebné nastaviť cez podporu.
Čo musí úloha obsahovať, aby sa započítala
Aby mal panel z čoho počítať, potrebuje úloha obsahovať:
- začiatok, termín a odhadovaný čas – podľa nich sa vypočíta, koľko hodín práce pripadá na prostriedok v jednotlivých obdobiach,
- riešiteľa – podľa neho sa úloha započíta do vyťaženosti používateľov,
- alebo typ úlohy (napríklad administratíva, projekcia, konštrukcia, výroba) – podľa neho sa úloha započíta do vyťaženosti oddelení.
Úloha bez odhadovaného času alebo bez termínu sa do panela nepremietne.
Ako panel zapnete
V Ganttovom diagrame otvorte v dolnej čiernej lište ponuku ⋮ (tri bodky) a prepnite prepínač Vyťaženosť oddelení alebo Vyťaženosť používateľov. V spodnej časti sa zobrazí panel vyťaženosti vybraného typu prostriedku.
Nastavenie sa ukladá do adresy stránky, takže po opätovnom načítaní Ganttu panel zostane zapnutý v rovnakom stave, v akom ste ho nechali.
Vyťaženosť oddelení
Agregovaný pohľad na celé oddelenia. Hodí sa, keď potrebujete vedieť, kam vo firme zaradiť alebo prideliť ďalšiu prácu. Pri každom oddelení vidíte jeho kapacitu (napr. 140 h/mesiac, 800 h/mesiac) a vedľa nej mesačné rozloženie naplánovanej práce.
Vyťaženosť používateľov
Detailný pohľad na konkrétnych ľudí. Odpovedá na otázku: „Kto je preťažený a kto má voľnú kapacitu". Pri každom používateľovi vidíte jeho mesačnú kapacitu (napr. 168 h/mesiac) a farebne rozlíšenú vyťaženosť.
Ako čítať hodnoty
Každá bunka ukazuje hodiny naplánované na daný prostriedok v danom mesiaci:
- zelená – práca sa zmestí do kapacity,
- červená – prostriedok je v danom mesiaci preťažený (je naplánovaných viac hodín, než dokáže zvládnuť).
Hodiny sa rozpočítavajú pomerne cez dobu úlohy. To, či sa do výpočtu započítavajú aj víkendy, závisí od nastavenia aplikácie.: vo východiskovom stave sa počítajú všetky dni vrátane víkendov, ale môžeme prepnúť na režim, keď sa pre plánovanie počítajú len pracovné dni. Vyťaženosť sa sčítava naprieč projektmi, takže vidíte celkové zaťaženie človeka, nielen jeho prácu v jednom projekte.
Detail vyťaženosti
Kliknite na konkrétnu bunku a otvorí sa detail s rozpadom: ktoré projekty a úlohy v danom období zaťažujú daný prostriedok. Hneď viete, odkiaľ preťaženie pochádza a kde ubrať.
Panel vždy počíta všetky projekty
Či už ste v jednom projekte, alebo sa pozeráte na všetky naraz, panel ukazuje celkovú vyťaženosť prostriedku naprieč všetkými projektmi. Vidíte tak skutočnú kapacitu: kde ešte môžete naplánovať ďalšiu prácu a kde už nie.
Podľa situácie sa hodia dva pohľady:
- Celok – zobrazíte si viac projektov naraz alebo všetky projekty na Gantte a zladíte plán cez celú firmu.
- Konkrétny projekt – ste v jednom projekte a ladíte naplánovanie jednej úlohy. Panel aj tu započíta prácu zo všetkých ostatných projektov, takže riešiteľa omylom nepreťažíte.
Keď vás zaujíma, prečo je niektorý mesiac červený, kliknite na bunku (pozri vyššie) a uvidíte, z ktorých projektov vyťaženosť prúdi.
Panel rešpektuje filter
Keď si Gantt vyfiltrujete (napríklad podľa typu úlohy alebo hľadaného textu), do panela sa premietnu len vyfiltrované prostriedky.
Toto využijete pri plánovaní po oddeleniach. Vedúci konštrukcie si vyfiltruje úlohy typu konštrukcia, vidí len riešiteľov svojho oddelenia a ich vyťaženosť. Podľa neho rozdelí prácu a nastaví termíny tak, aby nikoho nepreťažil. Pod jeden typ úlohy pritom môže spadať viac riešiteľov.
