Import úloh z Excelu na jeden Ctrl+V

Máte zoznam úloh. V Exceli, v e-maile alebo v zápise z poslednej porady. A teraz ho riadok po riadku prepisujete do aplikácie.

Túto prácu za vás urobí schránka. Skopírujte zoznam, kliknite do projektu a stlačte Ctrl+V. Čo riadok, to úloha.

Import úloh z Excelu bez importného sprievodcu

Import úloh z Excelu vo väčšine nástrojov znamená sprievodcu: nahráte súbor, namapujete stĺpce a potvrdíte formát. V Projektově tento krok odpadá. Označíte v tabuľke stĺpec s názvami úloh, skopírujete ho a v projekte stlačíte Ctrl+V. Z každého riadka vznikne jedna úloha.

Ctrl+V slúži na rýchle vytvorenie názvov úloh, nie na štruktúrovaný import. Použije sa iba prvý stĺpec, prázdne riadky sa ignorujú. Termíny a riešiteľov doplníte na kartách úloh neskôr, kde ich aj tak nastavíte presnejšie.

Skôr než sa úlohy vytvoria, ukážeme vám ich na kontrolu. Vždy sa otvorí okno Vytvoriť úlohy s očíslovaným zoznamom toho, čo vznikne. Potvrdíte ho tlačidlom alebo zrušíte. Nič nevznikne bez vášho vedomia.

Kam vložíte, tam úlohy vzniknú

Ctrl+V vie, kam úlohy patria. Vytvorí ich podľa miesta, kam ich vložíte.

• Vložíte ich v projekte a vzniknú v danom projekte.
• Vložíte ich na kartu úlohy a vzniknú ako podúlohy.
• Vložíte ich mimo konkrétneho projektu a Projektově sa opýta, kam ich chcete zaradiť. Ponúkne rozbaľovací zoznam projektov.

Väčšina nástrojov vytvorí zo skopírovaného zoznamu iba plochý zoznam úloh. Projektově ide hlbšie. Na karte úlohy vytvorí z jednotlivých riadkov podúlohy, ktoré môžete ďalej zanárať podľa potreby. Od jednej úlohy až po rozpad celej zákazky. Bežné nástroje na správu úloh vás obmedzujú na dve či tri pevné úrovne, tu si hierarchiu skladáte podľa vlastnej logiky.

Tri situácie, keď Ctrl+V ušetrí najviac

Prechod z Excelu. Evidujete úlohy v tabuľke a chcete ich mať konečne na jednom mieste, kde ich vidí celý tím. Skopírujte stĺpec s názvami úloh, stlačte Ctrl+V v projekte a máte ich v Projektově. Bez makier a bez súboru, ktorý nemôže naraz otvoriť celý tím. Ak vám Excel na riadenie projektov prestáva stačiť, spoznáte to podľa piatich signálov.

Akčné body z porady alebo e-mailu. Zápis z porady zvyčajne vznikne v emaile alebo dokumente. Zoznam už teda máte, len ho neprepisujte po jednotlivých úlohách. Označte ho, stlačte Ctrl+V a všetkých desať bodov je v systéme. Od majiteľov malých tímov často počúvame tú istú vetu: na porade zadám desať úloh, po porade ich je osem. Toto je presne ten moment, keď nevypadne ani jedna.

Rozpad zákazky na podúlohy. Nová zákazka má zvyčajne rovnaké kroky. Napíšte si ich raz do zoznamu, otvorte kartu hlavnej úlohy a vložte ich. Vzniknú ako podúlohy pod ňou. Rozpad, ktorý by ste inak vytvárali po jednom kliknutí, máte hotový jediným vložením.

Čo Ctrl+V zvládne a kde má hranice

Jedným Ctrl+V vytvoríte až 40 úloh. Pri dlhšom zozname vás Projektově upozorní hlásením: „Vytvorí sa iba prvých 40 úloh.“ O nič neprídete, zvyšok vložíte druhým Ctrl+V.

Platí jednoduché pravidlo: jeden riadok predstavuje jednu úlohu a použije sa iba prvý stĺpec. Ostatné stĺpce z tabuľky sa neprenášajú, doplníte ich neskôr na kartách úloh.

A kde Ctrl+V nezasiahne? Keď píšete do popisu úlohy alebo do komentára, text sa vloží normálne. Hromadné vytváranie úloh sa spustí iba tam, kde úlohy skutočne vznikajú.

Presné správanie vo všetkých situáciách vrátane toho, ako čítať potvrdzovacie okno, nájdete v nápovede k hromadnému vytváraniu úloh.

Koľko úloh z vašej poslednej porady sa naozaj dostalo do systému a koľko ich zostalo len v hlave? Každý zoznam, ktorý prepisujete riadok po riadku, je čas, ktorý môžete získať späť.

Máte Projektově? Otvorte projekt, skopírujte prvý zoznam, ktorý máte poruke, a dajte Ctrl+V. Výsledok uvidíte za pár sekúnd.

Ešte Projektově nemáte? Znie to ako ďalší systém, ktorý treba zavádzať? Tu začnete jedným vložením. Nemusíte nič nastavovať ani mapovať. Vložíte prvý zoznam z Excelu a o dve minúty z neho máte hotové úlohy.