Pracujte rýchlo a bez zbytočného prepínania
Všetky úlohy prehľadne na jednom mieste
Vďaka modernému používateľskému prostrediu Ganttovho diagramu môžete všetky úlohy spravovať pohodlne a prehľadne na jednom mieste. Jednoducho – na pár kliknutí priamo v diagrame – nastavíte trvanie jednotlivých úloh, vytvoríte medzi nimi logické väzby a priradíte zodpovedné osoby.
Žiadne zdĺhavé preklikávanie do detailných kariet – všetky kľúčové úpravy máte teraz na dosah ruky v jednom prehľadnom zobrazení.
Majte každý detail pod kontrolou
Ľavá strana Ganttovho diagramu ponúka možnosť jednoduchého rozšírenia, vďaka čomu môžete pohodlne nastavovať všetky dôležité detaily úloh – od priradenia zodpovednej osoby až po odhadovaný čas či konkrétne kroky.
Na pravej strane diagramu potom jednoducho určíte trvanie jednotlivých úloh pomocou klávesy Alt a ľavého tlačidla myši – stačí len niekoľko sekúnd a rozsah je nastavený. Vďaka týmto funkciám získate maximálnu kontrolu nad projektom priamo v jednom prehľadnom zobrazení, bez zbytočného prepínania.
A to je len začiatok – ďalšie praktické možnosti, ktoré vám prácu ešte viac uľahčia, si predstavíme nižšie.
Dva prístupy, jedna cesta k úspešnému plánu
Plánovanie projektov nemusí mať len jeden správny smer. Niekomu vyhovuje postupovať zhora nadol – najskôr si stanoviť kľúčové úlohy a hlavné etapy, a až potom ich rozpracovať do detailov. Iní zase uprednostňujú opačný prístup: začať od konkrétnych jednotlivých krokov a tie postupne poskladať do zmysluplného celku.
Plánovanie zhora nadol
Začnite stanovením hlavných cieľov a kľúčových etáp. Až následne ich rozpracujte do konkrétnych úloh. Tento prístup pomáha udržať strategický prehľad.
Plánovanie odspodu
Vychádzajte z jednotlivých konkrétnych krokov úloh, ktoré postupne skladáte do širšieho celku. Tento spôsob podporuje detailné premyslenie každej časti.
Práve možnosť vybrať si prístup dodáva práci na projekte väčšiu flexibilitu. Vďaka tomu máte neustále prehľad o tom, ako na seba jednotlivé časti nadväzujú, a môžete ľahko reagovať na zmeny aj nové nápady, ktoré sa počas realizácie objavia.
Rovnako funguje aj Ganttov diagram – najskôr je potrebné rozšíriť termín nadriadeného úlohy a až potom posunúť podúlohy.
Ak vykonávam väčšie zmeny alebo plánujem nový projekt, môžem využiť plánovanie odspoda, pri ktorom sa to deje automaticky za mňa. Preto je plánovanie odspoda ideálne, keďže termíny nadriadených úloh sa počítajú automaticky.
Ktorá verzia plánovania je pre vás tá pravá?
Odporúčame vyskúšať obe varianty prístupov k plánovaniu – zhora nadol aj zdola nahor – a podľa konkrétneho projektu si vybrať tú, ktorá vám najviac vyhovuje. Nastavenie nie je pevne dané, takže sa kedykoľvek môžete vrátiť k prvej variante a prepnúť späť. Tým získate maximálnu flexibilitu a možnosť prispôsobovať plán aktuálnym potrebám vášho tímu aj projektu.
Naše odporúčanie: pri plánovaní etáp a kľúčových úloh v aplikácii zvoľte plánovanie zhora nadol, kedy najskôr určíte pevný rozsah hlavnej (nadriadenej) úlohy. Detailné plánovanie menších častí môžete nechať na svojich kolegov, ktorí majú presne stanovený termín, do ktorého majú tieto čiastkové podúlohy dokončiť. Takto dosiahnete jasnú štruktúru aj dostatočnú flexibilitu v rámci tímu.
Naopak, ak potrebujete plánovať detailnejšie, odporúčame zvoliť plánovanie zdola nahor. Najprv stanovíte termíny a rozsah menších čiastkových častí, ktoré následne určujú aj dobu trvania hlavnej úlohy. Vašou úlohou je potom predovšetkým sledovať plnenie týchto čiastkových úloh a koordinovať celý proces.
Stačí kliknúť na tri bodky v menu pod Ganttovým diagramom, rozbaliť rozbaľovaciu ponuku a vybrať požadovaný spôsob plánovania – jednoduché, rýchle a vždy podľa potrieb vášho projektu.
Ako si zjednodušiť plánovanie projektu?
Základom je mať všetky kľúčové informácie na jednom mieste a využívať nástroje, ktoré prácu skutočne uľahčia – šablóny projektov.
Projektové šablóny – predpripravené vzory, vďaka ktorým si plánovanie výrazne zjednodušíte. Môžete si nastaviť rôzne typy šablón podľa druhu projektu, vopred definovať trvanie, priradiť zodpovedných riešiteľov, nastaviť väzby medzi úlohami a doplniť všetky dôležité informácie. Potom už stačí len pár kliknutí a nový projekt alebo zákazka je hotová behom niekoľkých sekúnd.
Šablóny sú efektívni pomocníci, ktorí pracujú na pozadí za vás – hneď po založení projektu automaticky rozdelia úlohy správnym kolegom a vy máte istotu, že na nič dôležité nezabudnete. Ušetríte čas i energiu a môžete sa sústrediť na to, čo je naozaj podstatné.
Postupné úlohy vďaka automatizácii šablón
Ak nechcete svoj tím zahltiť desiatkami úloh naraz, skvelým riešením je využiť automatizáciu šablón úloh. Táto funkcia funguje tak, že sa jednotlivé úlohy zakladajú postupne – vždy až po splnení tej predchádzajúcej. Stačí mať pripravenú šablónu s nastavenými väzbami medzi úlohami, zapnúť automatizáciu a systém sa o všetko postará za vás.
Veľkou výhodou je, že ak niektorú úlohu dokončíte skôr, než bolo plánované, automaticky sa skráti trvanie celého projektu a nová úloha sa vytvorí okamžite. Vďaka tomu môžete projekt dokončiť pokojne aj za polovičný čas, bez nutnosti manuálne upravovať Ganttov diagram alebo zbytočne meniť termíny. Práca tak plynie prirodzene krok za krokom – a každý presne vie, čo má práve robiť.
Neviete si rady? Sme tu pre vás!
Ak si nie ste istí, ako správne nastaviť harmonogram alebo tápate v tom, ako pracovať so šablónami, neváhajte sa na nás obrátiť. Dohodnite si s nami konzultáciu – radi s vami prejdeme nastavenie šablón krok za krokom a ukážeme vám, ako efektívne plánovať a riadiť úlohy priamo v Ganttovom diagrame. Spoločne nastavíme projekt tak, aby vám šetril čas a uľahčil každodennú prácu.
