Ako funguje Projektově v spojení s CRM RAYNET? Spoľahlivé duo alebo fiasko?

Príbeh Green Power Investment s.r.o. je príbehom odhodlania, inovácií a neustáleho rastu. Keď sa v roku 2010 na energetickej scéne objavila spoločnosť Green Power Investment s.r.o. (GPI), len málokto tušil, aký významný vplyv bude mať na budúcnosť obnoviteľných zdrojov energie. S víziou čistej a udržateľnej energetiky sa GPI rýchlo stala kľúčovým hráčom v oblasti solárnej energetiky a vodíkových technológií. Od svojho vzniku sa spoločnosť sústreďuje nielen na vývoj a projekčné práce, ale aj na kompletnú realizáciu a prevádzku fotovoltických elektrární v celej Európe aj mimo nej.

Spoločnosť GPI sa neustále rozvíja a prispôsobuje potrebám trhu. Stala sa lídrom v oblasti fotovoltických projektov na Balkáne, úspešne zrealizovala parky v Českej republike, na Slovensku a v Maďarsku. Nedávno dokončila svoju prvú solárnu elektráreň v Srbsku s výkonom 1 MWp na streche – a to je len jeden z mnohých úspechov, ktoré dosiahla. S viac než 120 MW inštalovaného výkonu a ďalšími pripravovanými projektmi presahujúcimi 500 MW má GPI pevne v rukách smerovanie obnoviteľnej energetiky.

Cieľom GPI nie je len navrhovať a stavať fotovoltické parky, ale aj ich vlastniť a prevádzkovať, čím zabezpečuje dlhodobú udržateľnosť a spoľahlivosť riešení. Zároveň sa aktívne venuje inováciám v oblasti batériových úložísk a rozvoju vodíkových technológií, ktoré sa považujú za kľúčové pre budúcnosť obnoviteľnej energie.

Podnikať v oblasti obnoviteľných zdrojov so zameraním na solárnu energetiku a vodík si vyžaduje skutočnú odvahu. Budovanie rozsiahlych fotovoltických elektrární si však žiada ešte väčšiu odvahu a mimoriadne zodpovedný prístup – v tomto odvetví niet priestoru na chyby ani stratu času!

Podarilo sa nám zabezpečiť, aby Projektově fungovalo spoľahlivo, vrátane integrácie s CRM RAYNET? Je možné, aby všetko prebiehalo hladko a bez rizika pochybení – od začiatku obchodného procesu až po odovzdanie tak významných zákaziek zahraničným klientom a investorom? Na túto otázku sme sa obrátili na obchodného riaditeľa, pána Jozefa Lištiaka.

Začiatky neboli „easy“

Hoci spoločnosť Green Power Investment s.r.o. využíva Projektově už šesť rokov, začiatky neboli jednoduché. Spočiatku sa priamo pán Lištiak snažil presadiť Projektově počas porad:

„Hovorím jednoducho – máme Projektově. Keď si vytvoríme projekt s názvom ‘PORADY’, otvoríme ho počas porady, vložíme doň všetko a zapisujeme úlohy. Úlohy môžeme podľa potreby priradiť k projektom, ak to bude potrebné. Ak nie, jednoducho si ich rozdelíme, pričom budeme mať kontrolu nad termínmi a zodpovednými osobami. Poďme využiť Projektově na vedenie porád a úloh z porady. Zdá sa mi, že je to správny prístup.“

Bohužiaľ, pán Lištiak bol prehlasovaný a interné porady sa do Projektově presunúť nepodarilo. Na menšie interné úlohy teraz využívajú Microsoft Planner. Aj pre túto funkciu je však Projektově 2 skvele pripravené a dá sa prispôsobiť konkrétnym potrebám.

Aj keď je podľa nás škoda, že tím musí používať viac aplikácií s podobným účelom, vo vzťahu k Projektově to nijak neprekáža. Projektově totiž zastrešuje oveľa dôležitejšiu oblasť, a to RIADENIE PROJEKTOV

Ako firma fungovala, čo sa zmenilo a akú rolu zohralo Projektově?

Obchodný tím, obchodný prípad, dohľad nad kvalitou aj včasným dokončením realizácie celých fotovoltických parkov – ako by ste všetko toto najjednoduchšie zvládli? Pán Lištiak spočiatku nebol nadšený a nechcelo sa mu to rozoberať, ale nakoniec nám prezradil, ako to vo firme fungovalo predtým. Nebudeme vás napínať a povieme to! V minulosti spoločnosť GPI pracovala s Microsoft Wordom.

Áno, skutočne, hlavným partnerom pre porady, predaj a následné projektové riadenie bol Microsoft Word! Fungovalo to tak, že počas každej porady členovia tímu dopĺňali nové úlohy a aktualizovali tie existujúce v jednom textovom dokumente. Dalo sa predpokladať, že s rastom spoločnosti Word nebude stačiť.

Medzitým prebiehalo hľadanie a skúšanie ideálneho systému, ktorý by tvoril nosnú chrbticu obchodného prípadu od úplného začiatku až po úspešné dokončenie a odovzdanie zákazníkovi alebo investorovi. Word zostal na hlavnej scéne ešte dva roky. Nakoniec však v pozícii systému pre riadenie projektov zvíťazila aplikácia Projektově spolu s CRM systémom RAYNET, ktoré teraz fungujú spoločne na báze automatizácií. Na celkové fungovanie sa pozrieme bližšie!

Rozhodnutie pre Projektově

Pán Lištiak už Projektově poznal niekoľko rokov predtým zo spoločnosti SolidSun, a tak mu napadlo, že by aj v GPI mohlo skvelo zapadnúť a pomôcť pri riadení projektov. Výber však nebol samozrejmosťou – v určitom období bolo v hre oveľa viac aplikácií na projektové riadenie. Vždy niečo nevyhovovalo potrebám, dizajn alebo ovládanie aplikácie neboli priateľské a nemožno opomenúť ani komplikácie s napojením na RAYNET.

Dokonca prebehla aj skúška dnes populárnej umelej inteligencie (AI). Vygenerované výstupy boli z hľadiska dizajnu a používateľského zážitku skôr desivé než moderné – predstavte si návrat približne do doby Windows XP a starších systémov. Záver bol jasný: „Vyhodnotili sme testované systémy podľa ceny, použiteľnosti, vhodnosti pre nás a napojenia na RAYNET, a rozhodli sme sa zostať pri Projektově!“

Ako sa kolegovia zžili s Projektově?

Projektově bolo prijaté vrelou odozvou, hoci nebolo zavedené do všetkých záležitostí. Dá sa povedať, že nikto jeho používanie neignoroval ani neblokoval. Ako sme už spomenuli, má vo firme jasné miesto – riadenie jednotlivých projektov, pričom má tvoriť chrbticu každej zákazky. V súčasnosti má GPI približne 20 používateľských účtov, pričom prístup získali aj externí spolupracovníci, dodávatelia a investori.

Pán Lištiak nám prezradil, ako jednotlivé „vetvy spoločnosti“ Projektově využívajú. Najviac systém používa vedenie firmy, aby malo jasný prehľad o stave realizácií a dohľad nad nimi. Ďalej ho využíva obchodné oddelenie, ktoré pre svoju prácu potrebuje spomínanú „chrbticu“ každého projektu. Je zásadné, aby každá realizácia postupovala podľa jasného a jednotného systému, vrátane časového sledu. Pre obchodníkov aj vedenie obchodného tímu je kľúčové napojenie na RAYNET, kde sú nastavené určité automatizácie.

V prípade získania obchodu sa všetko automaticky prenesie aj do Projektově – pod jednotným označením zákazky, ktoré je rovnaké aj v dokumentoch na Google Drive. Hoci firma nemá korporátne rozmery a postupy nie sú stopercentne striktné, potrebuje určitú flexibilitu, priestor však nie je na zmätok alebo neporiadok.

Najväčšiu radosť z možnosti nahliadania do Projektově majú investori a zákazníci. Prečo? To nám vysvetlil aj pán Lištiak: „Investori prijali túto možnosť veľmi pozitívne! Stali sme sa pre nich omnoho transparentnejšími a zároveň to všetkým šetrí veľké množstvo času, ktorý by inak strávili komunikáciou. Skracuje to množstvo činností okolo. Všetkým nám prichádza množstvo e-mailov, takže odpadlo aj zložité dohľadávanie historických konverzácií. Ťažko sa reaguje na úlohu v e-maile, ktorú potrebujem riešiť ešte s viacerými ľuďmi. Takto mám v Projektově všetko na jednom mieste vrátane dokladov, a aj investor má možnosť zapojiť sa do chatu.“

Možnosť integrácie RAYNET

• Automatické založenie projektu z obchodného prípadu
• Prenos informácií priamo do projektu
• Rozdelenie úloh zo šablóny
• Odstránenie zdĺhavých e-mailových konverzácií
• Zachovanie jasnej štruktúry riadenia projektov
• Eliminácia komunikačného šumu
• Mapovanie úloh
• Ganttov diagram
• Individuálne prispôsobenie potrebám spoločnosti
• Mobilita – Projektově je dostupné kdekoľvek vďaka mobilnej aplikácii

Nebolo jednoduché si spomenúť, ktorý z toľkých realizovaných projektov v Českej republike aj za hranicami bol vlastne prvý. Pán Lištiak priznal, že neboli opatrní – Projektově nezavádzali do riadenia projektov postupne, ale naopak, vrhli sa na to „po hlave“. Bez obáv nasadili Projektově plošne na všetky obchodné prípady a zákazky, ktoré už bežali alebo sa ešte len riešili obchodne. V tom čase to predstavovalo približne 20 až 30 projektov. Podľa jeho slov by za prvý projekt riadený pomocou Projektově mohla byť považovaná realizácia s výkonom 1 MW – Buly aréna Kravaře.

Čo sa v Projektově najviac využíva?

„Prostredníctvom Projektově riešime predovšetkým riadenie projektov. Dokonca sme s pánom Solnickým zaviedli aj nadstavbu, kde sa cez určité tlačidlá jednoducho vytvárali úlohy, ktoré boli priradené tímom podľa rozdelenia (napr. back office, tech – engineering, web). Všetko sme mali rozdelené pre veľké projekty aj menšie interné úlohy. Prevažuje však riadenie zákazkových projektov a činností spojených s procesom vybavenia stavebného povolenia a následnou realizáciou.“

V čom je napojenie na RAYNET CRM zásadné a prínosné?

Vďaka napojeniu na CRM vznikla jednotná linka riadenia obchodného prípadu a jeho transformácie do projektu. Ide o automatizovaný proces, pri ktorom sa obchodný prípad z RAYNETu automaticky presunie do Projektově, kde sa ďalej riadi ako projekt, pričom všetko je evidované pod jednotným číslom prípadu. Toto číslo je kľúčové, pretože pod ním sa zaznamenávajú všetky doklady, ponuky a projektová dokumentácia uložená na Google Drive.

Projektově všetko automaticky triedi aj podľa krajiny, pre ktorú sa zákazka rieši. Systém dokáže fungovať na základe automatizovaných prednastavených šablón, alebo je možné zadávať informácie a nastavovať ďalší postup manuálne podľa aktuálnej potreby. Projektově umožňuje aj vzájomné prepojenie pri pridávaní súborov – ak sa súbor pridá do RAYNET CRM, automaticky sa prenesie k projektu aj do Projektově a naopak.

Postup fungovania integrácie RAYNET:

1. Obchodník založí nový obchodný prípad (OP) v RAYNETe.
2. Obchodník označí OP v RAYNETe ako „Výhra“.
3. Automaticky sa v Projektově vytvorí nový projekt:
   • pod správnym názvom a číslom
   • so všetkými informáciami, ktoré obchodník zadal v RAYNETe
   • a úlohy zo šablóny sú automaticky priradené

Prínosy pre realizačný tím:

• Vždy sa dozvie o novom projekte.
• Vždy dostane všetky potrebné informácie.
• Projekt sa zo šablóny automaticky vytvorí s harmonogramom všetkých krokov vrátane rôznych riešiteľov a trvania.
• Projektový manažér môže jednotlivé aspekty upraviť podľa aktuálnych potrieb.

Na záver – hlavné prínosy pre GPI:

• Projektově tvorí chrbticu celého obchodného a projektového procesu
• Automatizácie spojené s integráciou RAYNET
• Plnenie jednotlivých úloh
• Dohľad nad termínmi
• Eliminácia komunikačného šumu
• Jasný prehľad o stave jednotlivých záležitostí
• Transparentnosť pre zákazníkov a investorov vďaka možnosti nahliadania
• Mobilná aplikácia – pridanie záznamu odkiaľkoľvek

Na záver sme sa pána Lištiaka spýtali, či je s Projektově spokojný a či by ho odporučil ďalším firmám. Odpoveď znela: „Áno, sme spokojní a určite by som ho odporučil aj iným. Dokonca to aj robím!“

Táto odpoveď nás veľmi potešila. Presne preto Projektově vytvárame, rozvíjame a neustále inovujeme. Sme hrdí, že Projektově je spoľahlivým partnerom, ktorý zohráva kľúčovú úlohu v riadení projektov.

Veľmi ďakujeme pánovi Lištiakovi za jeho úprimnosť a za to, že sa s nami, menom úspešnej spoločnosti Green Power Investment s.r.o., podelil o svoje skúsenosti s Projektově. Prajeme, aby vaše podnikanie naďalej rástlo a uberalo sa správnym smerom. Sme radi, že môžeme byť súčasťou a hrdým partnerom vašich úspechov.