Od chaosu k systému: Ako Projektově pomáha v BELdental, s.r.o. riadiť trade marketing a rast firmy
BELdental je dynamická distribučná firma z oblasti dentálnej techniky, ktorá dodáva 3D tlačiarne, röntgeny, myofunkčné aparáty a spotrebný materiál pre ortodontistov a stomatológov.
Firma sa však nestavia len do roly klasického distribútora pre B2B a B2C zákazníkov.
„My nie sme len distribútori, snažíme sa byť partnermi pre našich klientov. Predávame techniku, ktorá je drahá, a klienti potrebujú mať istotu, že keď niečo zlyhá, sme tu pre nich," vysvetľuje marketingová manažérka.
S tímom približne tridsiatich ľudí, pričom kľúčové jadro tvorí pätnásť zamestnancov, firma prechádza výrazným rastom. BELdental má vlastné predajne, servisný tím aj laboratóriá a neustále sa ďalej rozvíja.
Popri klasickej distribúcii sa spoločnosť posúva aj do roly partnera a agentúry pre dentálne značky – pomáha im s uvedením na trh, správou marketingových aktivít aj s distribúciou cez veľkých hráčov, ako sú Alza, Notino či Dr. Max.
Keď rodinná firma rýchlo rastie a systém nestíha držať krok s marketingom
Spoločnosť BELdental fungovala dlhé roky na rodinnom princípe – „kto môže, ten pomôže“. Marketingová a obchodná časť firmy je však veľmi dynamická a s rastom prišli nové výzvy. Kampane sa plánujú dlhodobo, prebiehajú paralelne pre viacero značiek a často na seba časovo aj rozpočtovo nadväzujú. Každá aktivita má svoje náklady, očakávaný prínos aj dohodnuté kompenzácie s partnermi.
Pred zavedením Projektově tím narážal na limity bežného fungovania:
- Informácie roztrúsené medzi e-mailami, Excelom, cloudovými úložiskami a chatmi
- Dôležité zmluvy uložené „u niekoho v e-maile“
- Zložité plánovanie kapacít a nadväzností kampaní
- Náročná a zdĺhavá príprava reportov pre partnerov
BELdental je ukážkovým príkladom firmy, ktorá prerástla rodinný model a potrebuje systém, ktorý:
- nebrzdí rýchlosť - jednoduchosť namiesto zložitosti
- rastie s firmou - z 5 ľudí pokojne na 100+
- nerozdeľuje tím - všetci majú prístup k informáciám na jednom mieste
- šetrí čas - automatizácia tam, kde to dáva zmysel
Prečo práve Projektově?
Rozhodovanie o projektovom nástroji prebiehalo v dvoch rovinách. Firma má dvoch majiteľov – každý riadi inú časť biznisu s odlišnými potrebami. Časť firmy, ktorá rieši najmä skúšky a servisnú techniku, zvolila inú „technickejšiu“ platformu s prepojením na kalendáre a fakturáciu.
Marketing a obchod pod vedením Zuzky Bělovej sa však vydali inou cestou. „Nechcela som nástroj, ktorý sa bude všetkým páčiť, ale nikto ho nebude používať. Potrebovala som nástroj, ktorý nebude bariérou, ale pomocou,“ vysvetľuje manažérka marketingu kľúčovú požiadavku.
Projektově zvíťazilo vďaka:
- jednoduchosti - priateľské ovládanie namiesto stoviek zložitých funkcií
- rýchlemu zaškoleniu - nový zamestnanec sa v systéme zorientuje behom hodiny
- flexibilite - možnosť prispôsobenia na mieru
- podpore - priamy kontakt na vývoj a rýchle riešenie
Projektově nakoniec zvíťazilo kombináciou prehľadnosti, flexibility a osobnej podpory. Namiesto univerzálnej šablóny vzniklo riešenie, ktoré presne zodpovedá tomu, ako marketing v BELdental funguje.
„Nemohla som nájsť nástroj, ktorý by som si mohla voľne kúpiť a ktorý by splnil všetky predstavy. Projektově sa nám skvele prispôsobilo a máme tak systém, ktorý za málo peňazí urobí veľa muziky,“ zhŕňa pani Tomešková.
Ako prebiehalo zavádzanie Projektově - orieškom bolo vedenie
V BELdental nasadili Projektově na jeseň roku 2024. Zavádzanie systému nebolo o nadšení od prvého dňa. Kľúčové však bolo, že Projektově je jednoduché a nepôsobí ako ďalšia administratívna záťaž. Každému členovi tímu stačí hodinové školenie a dokáže so systémom začať fungovať bez zmätkov a komplikácií.
Postupne sa z nástroja stal prirodzený pracovný priestor - najmä pre úlohy s nadväznosťami a dlhodobým dopadom.
Prehľadný trade marketing a plánovanie kampaní v Ganttovom diagrame
Trade marketing patrí k najzložitejším častiam marketingového riadenia. Najväčší prínos Projektově preto prišiel práve tu – vďaka prehľadnému plánovaniu kampaní v Ganttovom diagrame. BELdental realizuje pre mnoho dentálnych značiek desiatky marketingových aktivít ročne - bannery na e-shopoch, zvýhodnené zobrazenia, kampane, akcie. Je nutné všetko detailne pripraviť, plánovať, kontrolovať, analyzovať výsledky a reportovať ich klientom.
V Gantte má každý partner aj značka svoj marketingový plán, ku ktorému sú priradené konkrétne aktivity, termíny a rozpočty.
Projektově umožňuje:
- rozdeliť kampaň na konkrétne úlohy
- odovzdať realizáciu ďalším členom tímu
- priebežne kontrolovať plnenie plánu
- porovnať plánovaný a skutočný rozpočet
Tím má okamžitý prehľad:
- kedy ktorá kampaň prebieha
- ako na seba aktivity nadväzujú
- kde môže dôjsť ku konfliktu kapacít alebo rozpočtov
Dnes má manažérka marketingu konečne prehľad o všetkých kampaniach na jeden klik. „Všetko vidím v Gantte a môžem si to filtrovať buď podľa partnera, alebo značky. Vidím celý rok zhora. Nemusím premýšľať, ako som to rozvrhla a koľko kde minula - mám to pred sebou,“ vysvetľuje.
Ako to prebieha v praxi:
- Manažérka marketingu vytvorí marketingový plán pre daného partnera
- Rozplánuje kampane (Valentín, Jeden úsmev, Deň ústneho zdravia a pod.)
- Priradí značky, ktoré v danom období dávajú zmysel
- Vidí v Ganttovom diagrame celý rok naraz
- Úlohy odovzdáva asistentke, ktorá stráži realizáciu
- Sleduje rozpočty a skutočné náklady
- Na konci vyhodnocuje, čo fungovalo, a pripravuje report
„Vlastne mi to pomáha všetko strážiť a vidím tam každú kampaň od začiatku až do konca,“ zhŕňa manažérka marketingu.
Reporting, ktorý ušetrí niekoľko dni práce
Doteraz bolo jednou z najväčších bolestí vytváranie rozsiahlych reportov pre partnerov, ktoré zaberalo niekoľko dní. Po novom má BELdental v Projektově možnosť vytvoriť potrebný report v priebehu niekoľkých minút.
„Celý proces prípravy podkladov trval povedzme tri dni. Buď by som to ďalej vypisovala do Excelu v 1600 riadkoch, alebo sme sa museli zastaviť a vymyslieť proces, ktorý nám to skutočne uľahčí," priznáva.
Po novom vďaka Projektově stačí:
- Vyfiltrovať kampane podľa značky alebo partnera
- Zobraziť všetky marketingové aktivity, ktoré prebehli
- Načítať skutočné náklady z rozpočtov
- Na jedno kliknutie vygenerovať PDF súbor
Veľtrhy a veľké akcie ako jeden prehľadný projekt
Prvým veľkým skúšobným projektom riadeným v Projektově bol veľtrh. Ten funguje ako jeden rozsiahly projekt – od návrhu stánku cez tlač katalógov až po logistiku a koordináciu tímu. Všetko sa dá rozdeliť na čiastkové úlohy pre zodpovedných členov tímu a zároveň je jasne viditeľné, v akej fáze sa jednotlivé úlohy nachádzajú.
Všetko je:
- Zaznamenané na jednom mieste
- Rozdelené na konkrétne úlohy
- Priradené zodpovedným ľuďom
Projektově sa osvedčilo a rovnaký princíp dnes BELdental plánuje využiť aj pri ďalších veľkých projektoch.
Zložky partnerov - jedno miesto pre zmluvy, dokumenty a podklady
Projektově sa postupne stalo centrálnym úložiskom informácií. Pre každého partnera má BELdental v Projektově vytvorenú vlastnú zložku a všetci členovia tímu tak vedia, kde nájdu zmluvy, dokumenty, kreatívy, screenshoty, finančné údaje aj poznámky zo stretnutí.
„Vznikol nám taký rozcestník a prinieslo to do práce obrovský poriadok. Všetci vieme, kde čo je, a nie je potrebné to neustále komunikovať a u niekoho hľadať. Hneď vidím, aké boli rozpočty, koľko sa čoho objednalo, čo u koho fungovalo. Jednoducho vidím informácie, ktoré by som inak už nikdy nedohľadala,“ hovorí s úsmevom pani Tomešková.
Mobilná aplikácia ako parťák pre prácu v teréne
Manažérka marketingu, ale aj ďalší členovia tímu často pracujú mimo kancelárie – na stretnutiach s klientmi, výstavách či kongresoch. Používanie mobilnej aplikácie Projektově im preto výrazne uľahčuje prácu, keďže sa priamo zdieľajú zápisy zo stretnutí a vedenie spoločnosti aj ďalšie zodpovedné osoby sú okamžite informované.
Ranný rituál s mobilnou aplikáciou Projektově sa pre pani Tomeškovú stal súčasťou každého dňa. „Ráno ma samozrejme zakaždým Projektově trochu nahnevá, pretože mi ukáže, čo som ešte nesplnila a čo ma čaká, takže s Projektově raňajkujem. Ale je to dobré v tom, že si ráno urobím priority, čo je v ten deň dôležité, a vyberiem si jednu vec, ktorá naozaj horí,“ smeje sa.
Projektově ako opora pri rebrandingu
BELdental aktuálne prechádza rebrandingom a zásadnou premenou vizuálnej identity. Logo, web, marketingové materiály aj štýl komunikácie – všetko sa mení, takže samotný rebranding je jedným obrovským projektom a záťažovou skúškou pre Projektově.
Kľúčová úloha Projektově:
- Udržať štruktúru projektu
- Koordinovať viac ľudí a dodávateľov
- Zabrániť chaosu v kreatíve
Plány do budúcna - time tracking pre fakturáciu
Ďalší krok? Detailné sledovanie spotrebovaného času na jednotlivé kampane. „Doteraz to nebolo potrebné, ale akonáhle začneme jednotlivým značkám ponúkať napríklad kampane na sociálnych sieťach, potrebujem mať pre fakturáciu detailný prehľad, kto na tom strávil koľko času,“ vysvetľuje manažérka marketingu.
Podpora, ktorá robí rozdiel
Jedným z hlavných dôvodov, prečo v BELdental zvolili Projektově, je aj osobný prístup. „Viem, na koho sa môžem obrátiť. A viem, že nech si vymyslím čokoľvek, riešenir sa vždy nájde. Možnosť prispôsobenia aplikácie na mieru bola kľúčová," dodáva pani Tomešková.
Kde BELdental po novom šetrí čas:
- Report z 3 dní na 5 minút - úspora 99 %
- Žiadne hľadanie v e-mailoch - všetko na jednom mieste
- Jasná štruktúra projektov - nič sa nezabudne
- Ganttov diagram - prehľad o všetkých kampaniach naraz
„Musím povedať, že Projektově prinieslo veľa poriadku a organizovanosti. Upratalo sa v e-mailoch a ušetríme kopu režijného času,“ zhŕňa manažérka marketingu.
Hlavné prínosy Projektově pre BELdental
- Trade marketing pod kontrolou vďaka Ganttu
- Centrálne úložisko dokumentov
- Obrovská úspora času na reportingu
- Vhodnosť pre riadenie veľkých projektov
- Mobilná práca v teréne
- Jednoduchý onboarding
- Osobná podpora
Vyplatilo sa zaviesť systém Projektově?
„Rozhodne. Už len tá úspora času a prehľadnosť má pre nás finančnú hodnotu, a to ešte nie sme vo fáze, kedy by sme využívali celý potenciál systému. Ale to je skôr na našej strane," hodnotí pani Tomešková.
Veľmi ďakujeme manažérke marketingu BELdental, pani Tomeškovej, za zdieľanie skúseností s Projektově a za milú otvorenosť počas rozhovoru. Firme BELdental, s.r.o. želáme úspešný rebranding, spokojnú spoluprácu s partnermi a ďalší rast v oblasti dentálnej techniky.
