Efektivita ×20: Projektově pomohlo marketingovej agentúre WOXO k raketovému rastu

WOXO je dynamická full-service marketingová agentúra z Českého Těšína, ktorá od roku 2013 pomáha klientom budovať značky a rásť na českom aj poľskom trhu. „Sme na hranici, takže je tu veľa ‘Poľako-Čechov’ a vzájomne sa dohovoríme. No naším hlavným cieľom je osloviť Poliakov, ktorí chcú expandovať do Česka,“ vysvetľuje Igor Kluziok.

Pod vedením zakladateľa a konateľa Igora Kluzioka stavia agentúra na precíznych procesoch a efektívnej spolupráci tímu.

Raketový rast potrebuje raketové procesy

V roku 2021 sa vedenie WOXO rozhodlo implementovať Projektově, aby vyriešilo vtedajší chaotický task manažment a neefektívne sledovanie času. Ako systém funguje po viac než troch rokoch? Podľa Igora Kluzioka „dokonale“: „Bez Projektově by sme za posledné tri roky určite tak veľmi nenarástli.“

Presné sledovanie času, jasné úlohy a schopnosť plánovať kapacity sú pre agentúru absolútnym základom.

Prečo WOXO prešlo na Projektově?

Pôvodne agentúra používala Asanu na úlohy a Clockify na tracking. Tento model však spôsoboval veľké komplikácie. Platená Asana bola trikrát až štyrikrát drahšia než Projektově, komunikácia so zahraničným supportom bola zdĺhavá a práce spomaľovalo aj priebežné prepínanie medzi dvoma nástrojmi.

Igor Kluziok opisuje situáciu takto: „Museli sme ísť do Asany, prečítať si úlohu, zapnúť Clockify, sledovať hodiny, vypnúť ho, vrátiť sa do Asany… A tie sekundy až minúty sa sčítajú – ročne sú to desiatky tisíc na réžiách. V Projektově mám úlohu, zadanie aj timer na jednom mieste. Zapnem, vypnem a idem ďalej. Žiadne preklikávanie, žiadne dva softvéry – všetko je spojené v jednom.“

K Projektově sa dostal na odporúčanie svojho mentora, ktorý mu ho predstavil ako logicky prepracované riešenie s možnosťou komunikovať priamo s majitelom, Zdeňkom Solnickým. Ten agentúre pravidelne upravuje systém na mieru.

Ako tím WOXO prijal zmenu?

Pri zavádzaní Projektově sa objavila prirodzená skepsa, a preto sa pán Kluziok rozhodol pre dôkladnú prípravu. Dva mesiace mapovali klientov, popisovali služby, vytvárali šablóny, checklisty a onboardingové návody. Systém spustili 1. januára, aby bol prechod plynulý. Výsledok? Projektově dnes používa 10 interných ľudí a 8 externistov.

„Prvé dva mesiace boli niektorí nahnevaní, ale dnes všetci chápu, že bez tejto zmeny by sme tak rýchlo rásť nedokázali,“ hovorí Kluziok.

Šablóny a automatizácia výrazne zrýchľujú prácu

WOXO využíva v Projektově šablóny na všetky svoje služby. Každá obsahuje detailné checklisty, ktoré znižujú chybovosť. Nový projekt sa automaticky zakladá vďaka prepojeniu s Raynetom.

Ako to funguje v praxi?

Získaný obchodný prípad je zaevidovaný v CRM Raynet a následne sa pomocou automatizácií v Projektově vytvorí kompletný projekt so všetkými úlohami – od brandového auditu cez nastavenie komunikačnej stratégie až po mesačné reportovanie. Každý v tíme WOXO vie, čo má robiť, časovač beží pri konkrétnej úlohe bez prestojov a vďaka reportovaniu je jasné, koľko sa bude fakturovať.

„Úlohy sme mali rozpracované veľmi detailne, takže ich teraz postupne zjednocujeme. Ak v Raynete označím, že sme získali zákazku, v Projektově sa automaticky založí projekt a doplní všetkých 250 úloh,“ opisuje proces pán Kluziok.

V blízkej budúcnosti pán Kluziok plánuje ďalšie integrácie, napríklad OpenAI. „So Zdeňkom Solnickým sme sa bavili o tom, že to prepojíme s OpenAI a pridáme tam niektoré funkcie v rámci ChatGPT, aby sme ušetrili ešte viac vzácneho času a peňazí, napríklad kontrolou gramatiky,“ teší sa Igor Kluziok.

Presné budgety a tracking ako hlavný výrobný nástroj

Všetci pracovníci WOXO trackujú čas priamo v Projektově. Systém im vďaka reportom a hodinovým budgetom umožňuje strážiť limity a plánovať ďalšiu prácu.

„Ak klient nakúpi 20 hodín, Projektově nám ukáže, či sme už urobili 24 a sme nad limitom, alebo či nám zostáva 19. Na základe toho vieme riadiť projekt.“

Mobilná aplikácia má v oblasti sledovania práce pre WOXO takisto nezastupiteľnú úlohu. Časť tímu občas pracuje mimo kancelárie a najmä pre fotografov, ktorí často pracujú v teréne, je mobilná aplikácia nevyhnutnosťou. Jednoducho si zapnú sledovanie času v mobile a všetko sa k projektu jasne a automaticky zaznamená. „Bez mobilnej aplikácie by to určite nešlo, myslím si,“ potvrdzuje pán Kluziok.

Kontrola a report sú základom pre predikciu kapacít

Sám pán Kluziok každý týždeň vyhodnocuje, kto koľko odpracoval hodín, na ktorom projekte a sleduje výkyvy vo výkonnostnej krivke. „Každé pondelok si vytiahnem minulý týždeň a to mi vykresľuje krivky, či sa zamestnanec alebo externista drží v rámci dohodnutých časov, alebo tam boli nejaké prepady či výkyvy.“

Na základe týchto automaticky generovaných dát dokáže vedenie WOXO projekt priebežne kontrolovať, reportovať a predikovať dopredu. „Chceme si robiť reporty pre každú profesiu – aby sme napríklad vedeli, akú máme kapacitu grafika, či sme nad limitom, alebo je to v poriadku, prípadne či musíme niekoho nabrať. To je podľa mňa kľúč k tomu, aby sme predikovali dopredu a nie spätne, keď už je neskoro, pretože limity dávno prekračujeme,“ dodáva pán Kluziok.

Na záver – hlavné prínosy používania Projektově

Projektově vo WOXO nahradilo používanie dvoch systémov, čím ušetrilo obrovské množstvo režijného času. Vytvorilo jasný systém úloh, znížilo prestoje aj chybovosť členov tímu a vďaka záznamom v Projektově je možné jednoducho sledovať aktuálne kapacity a predikovať budúce pracovné kapacity pre ďalšie zákazky.

Hlavné prínosy systému Projektově

• Spojenie task managementu a time trackingu do jedného nástroja

• Jednoduché a automatizované sledovanie času bez prestojov

• Automatizácia projektov cez API prepojenie s Raynetom (až 250 úloh)

• Presné sledovanie dodržiavania hodinových budgetov

• Kapacitné plánovanie a týždenné reporty

• Mobilná aplikácia na prácu odkiaľkoľvek

• Česká podpora a rýchle úpravy na mieru

• Detailné šablóny a checklisty

Prečo by WOXO odporučilo Projektově?

„Pre mňa je to USP! To, že sa o nás niekto skutočne stará, dokáže so mnou komunikovať a rýchlo meniť systémové nastavenia podľa našich potrieb. Za to som veľmi vďačný. Projektově nie je len platforma, kde som iba číslo. Všetko je prehľadné a systém vie presne to, čo potrebujeme pre náš rozvoj,“ vysvetľuje Igor Kluziok.

Vyplatil sa prechod na Projektově aj finančne?

Odpoveď vedenia WOXO je jednoznačná: „Projektově určite zarobilo násobne viac, než koľko stojí. Časové úspory vďaka práci v jednom softvéri znamenajú peniaze a efektivita nám stúpla natoľko, že vývoj firmy je raketový!“

Veľmi ďakujeme pánovi Igorovi Kluziokovi za zdieľanie skúseností s Projektově. Agentúre WOXO prajeme aj naďalej veľa úspechov a spokojných klientov na českom aj poľskom trhu.