Zamestnanci na poradách trávia počas svojej pracovnej kariéry v priemere 6 000 hodín. Manažér venuje poradám 35 % zo svojho pracovného času, top manažér dokonca až 50 %. 5-7 % rozpočtu na ľudské zdroje utratia firmy za to, že ich zamestnanci sa zúčastnia porád. A to nie je započítaný čas prípravy a čas po porade na zhodnotenie. Zároveň až 75 % manažérov veľkých a stredných firiem je nespokojných s efektivitou porád, ktorá je veľmi nízka. Pritom to ide aj inak. Poradíme vám, ako na to.
Porady nemusia byť dlhé, ani nudné. Stačí len dodržiavať pár pravidiel.
Pred poradou sa vyplatí dobre sa pripraviť.
Príprava na poradu býva náročná a zdĺhavá. Predpokladom dobre pripravenej porady je mať k dispozícii všetky podklady, poznať stav všetkých zadaných úloh a vedieť o každej zmene v zákazke či projekte.
V Projektově je vše velmi jednoduché. Při přípravě na poradu s Projektově není nutné procházet jednotlivé excely s úkoly a ptát se kolegů na jejich stav. Stačí si otevřít aplikaci, a podívat se na report úkolů. Ve výpisu projektů manažer vidí všechny realizované zakázky, v nich zadané úkoly a stav jejich splnění. Projekty si může rozkliknout, nebo reportovat všechny najednou.
Zapojení kolegové mají na Mé stránce výpis svých úkolů z různých projektů, které jim byly delegovány. Aby na blížící se úkoly nezapomněli, systém jim posílá notifikace e-mailem.
Pozvite iba tých, ktorých sa obsah porady týka.
Nebojte sa tiež využiť online priestoru. Videokonferencie alebo zdieľané dokumenty schôdzku skráti, prípadne ju budete môcť aj úplne zrušiť. Ako nepracovať viac a byť produktívnejší?
Úloha bez termínu a zodpovednej osoby akoby nebola.
Aj v prípade, že úlohy majú zodpovednú osobu a termín splnenú, môžu nastať problémy. Buď si zamestnanci musia úlohu sami dohľadať podľa zápisu z porady, alebo je iba na nich, či si úlohu správne poznačili. Ľahko sa tak stane, že nevedia, ktorá úloha je tá ich.
V systéme na riadenie projektov sa to nestane. Úlohy priraďujete v aplikácii k projektom jednotlivým osobám priamo s termínom splnenia kľudne už počas porady. Vo výpise úloh si kedykoľvek skontrolujete ich stav plnenia. Zamestnanci budú e-mailom upozorneni, že termín splnenia sa už blíži.
TIP: Delegovanie úloh: Ako delegovať s Projektovo?
Pre efektívny priebeh porady nie je nutné, aby poradu viedla iba jedna osoba. Naopak je prínosom, keď každý zamestnanec predstaví svoj projekt, informuje o stave plnenia jeho úloh, a prípadne upozorní na problémy.
Pre niektorých zamestnancov môže byť tento spôsob vedenia porady problematický. Nemajú čas sa pripraviť, je pre nich zdĺhavé a náročné vyhľadať si všetky podklady.
Výstupom každej porady by mal byť zápis so súhrnom všetkých podstatných úloh a rozhodnutí.
Zápisy však bývajú neprehľadné, a niektorí zamestnanci im nevenují veľa pozornosti.
Pokiaľ používate aplikáciu na riadenie projektov, nemusíte písať zložité zápisy. Kedykoľvek si rozkliknete projekt, uvidíte všetky úlohy, stav ich plnenia, termíny aj zodpovedné osoby. Takisto to môže urobiť každý zo zapojených spolupracovníkov a hneď vie, ktoré úlohy sú jeho, a do kedy ich má splniť. Výpis si môžete exportovať do PDF, a archivovať.
Po každé poradě by mělo následovat zhodnocení toho, co se vyřešilo.
Úspech porady nezávisí iba na jej dobrom vedení, ale hlavne na kvalitnej príprave. Hodnota porady spočívá v kvalite jej výstupov. Teda efektívne zadaných úloh a rozhodnutí, ktoré sú jej výsledkom. Pokiaľ porada neviedla k rozhodnutiam, boll to skôr stracený čas.
Vyzkoušejte Projektově.CZ zdarma, a porady se pro vás budou hračkou.
Projektově.CZ s.r.o. je ostravská spoločnosť, ktorá dlhodobo spolupracuje s VŠB - Technickou univerzitou v Ostrave. V spolupráci s odborníkmi na projektové riadenie, či už z akademických radov alebo od partnerských firiem, poskytujeme nástroj pre jednoduché riadenie firmy, projektov a úloh.
2022 © Projektově.CZ s.r.o. | Obchodné podmienky | Provizný program | Nápoveda