Cyklus riadenia projektov

Tento článok je inšpirovaný knihou PROJECT THINKING od autora doc. Ing. Petra Všetečky, PhD.

Projekt prechádza rôznymi procesmi. Nato aby bol projekt úspešný, musíme ho najprv dôkladne naplánovať. Aké procesy má projekt obsahovať?

Spúšťanie projektu

Na začiatku je Idea teda nápad na projekt. Príprava projektu začína práve nápadom na realizáciu projektu, vytvára sa návrh projektu. Vyberie sa návrhový tým ktorý dôkladne nápad preskúma, zistí a vyhodnotí očakávania zúčastnených strán. V tomto kroku je potrebné navrhnúť varianty riešení. Napríklad, ak potrebujeme postaviť nové ihrisko pre deti, návrhový tým navrhne rôzne varianty ihriska, ako napríklad tému lienka či včielka Mája. Ďalej overí nádej na úspech, riziká či sú naše predpoklady správne a bude možné zrealizovať nové ihrisko. Realizovateľnosť projektu sa dá overiť jednoduchými otázkami.

Čo to prinesie? (prínos projektu v našom prípade budú spokojné deti na ihrisku)
Koľko to bude stáť? (máme dostatok finančných prostriedkov na realizáciu projektu?)
Aké sú riziká? (vyhodnotia sa možné riziká, ako napríklad prekročenie rozpočtu projektu)
Posledným krokom pri spúštaní projektu je vypracovanie zadania (zmluvy o dielo, objednávky), ktoré tvoria hrubý plán projektu

Čo má obsahovať dobré zadanie projektu?

Doporučujem vynikajúci nástroj, a to tzv. projektový trojuholník, ktorý vám pomôže odpovedať na základné otázky o projekte.

projektovy trojuhelnik

Na otázku „Čo?“ sa zameriavame na to, čo vlastne potrebujeme naplánovať. Táto otázka sa tiež zaoberá rozsahom projektu a jeho výstupmi. Ujasníme si v nej cieľ a prácu v projekte. Do projektu patrí to, čo je súčasťou cieľa a požiadaviek projektu a naopak, nezahŕňa veci, ktoré nie sú súčasťou tohto cieľa.
Druhou otázkou „Kedy?“ sa zaoberáme odhadmi trvania a časovým rámcom. Od kedy do kedy bude projekt prebiehať?
A na záver si musíme odpovedať na otázku „Za akú cenu?“, ktorá je spojená s finančnými prostriedkami, ale aj s organizačnými aspektmi, plánovaním pracovníkov, nákladmi a rozpočtom. Koľko to bude stáť? Kto a, čo budeme potrebovať?

Plánovanie projektu

Plánovanie projektu začíname rozpustením návrhového tímu a zostavením projektového tímu, ktorý bude realizovať projekt. Zadanie projektu tvorí dohodu s investorom, v ktorej je uvedené, na čom budeme pracovať, kedy to má byť hotové a koľko ľudí k tomu budeme potrebovať. Z hrubého plánu projektu vypracujeme detailný plán projektu.

Príprava projektového tímu

Výber projektového tímu a stanovenie ich rolí priamo nadväzuje na tvorbu zadania projektu. Účastníci projektu majú rôzne úlohy, napríklad manažér, člen tímu, externý pracovník alebo zákazník. V nástroji Projekt si môžete vytvoriť aj vlastné role, ako napríklad Investor alebo Vedúci tímu.

Pre každý projekt je jasne viditeľné, kto sa na ňom ako zúčastňuje a v akej úlohe.

Vďaka riadeniu projektov v Projektově máte jednu aplikáciu, v ktorej sú všetky realizované projekty priehľadne na jednom mieste.

Ako taký detailný plán vypracujeme?

Pripravíme si harmonogram projektu. Harmonogram projektu si môžete vytvoriť pomocou myšlienkovej mapy, kde si projekt rozložíte na jednotlivé části- etapy a budete pokračovať v plánování v Ganttovom diagrame.

Presne tak! Celé to môžete naplánovať v aplikácii Projektově. S jej pomocou si detailne naplánujete bod po bode všetky vaše projekty či už sú malé alebo veľké, pomocou pár kliknutí myšou.
velké.

Realizovanie a kontrolovanie projektov

V tomto procesu sa projekt realizuje. Členovia tímu pracujú na jednotlivých úlohách a uskutočňujú plán.

V našom príklade s realizáciou ihriska, začínajú výkopové práce.

Ako kontrolovať realizáciu projektov?

Doporučujeme vykonávať kontrolu projektu na mieste, aby si členovia tímu mohli na vlastné oči overiť, že všetko prebieha správne. Ak to nie je možné, môžete využiť hlásenia od riešiteľov. V aplikácii Projektově každý riešiteľ môže označiť svoju úlohu, ako vyriešenú a prípadne pridať komentár.

Potom manažér projektu prejde vyriešené úlohy na projektovej porade a buď ich uzavrie, čím potvrdí, že sú hotové s jeho pohľadu alebo ich vráti k ďalšiemu riešeniu, aktualizuje termíny a prípadne komentuje.

V Projektově má každá úloha vlastný cyklus. Manažér zadá úlohu, riešiteľ ju označí, ako vyriešenú a nakoniec manažér úlohu uzavrie.

Kontrola projektu je tak jednoduchá a dostupná na niekoľko kliknutí v aplikácii Projektově.