Nepracujte viac, buďte produktívnejší

Tiež to poznáte? Osem hodín v práci uplynulo ako voda, ale vy máte pocit, že ste za tú dobu vôbec nič nestihli. Máme pre vás návod ako to zmeniť.

Podľa štúdie spoločnosti McKinsey Global Institute sa zamestnanec v práci iba 39 % svojho času venuje činnostiam, ktoré priamo súvisia s jeho pracovným zaradením.

61 % aktivít vyplnia zamestnanci úplne inými, väčšinou neproduktívnymi, aktivitami.

5 spoľahlivých zabijakov pracovnej produktivity a ako sa im brániť

Porady a stretnutia Podľa uskutočnených štúdií trávia zamestnanci štyri hodiny týždenne na stretnutiach či poradách. Viac než polovicu týchto hodín považujú za stratu času.
Zrušte všetky zbytočné a neproduktívne porady a stretnutia.
- Pravidelné prevádzkové porady môžu byť prínosné, ale v prípade, že na nich nie je čo riešiť, iba žerú čas.
- Plánujte vopred čas i obsah stretnutí. Dobre naplánované schôdze bývajú oveľa efektívnejšie.
- Využite online priestor. Videokonferencie alebo zdieľané dokumenty schôdzku skrátia, prípadne ju budete môcť aj úplne zrušiť.
  
  Ako si s vyrušovaním v práci poradili v reklamnej agentúre a prečo kolegyňa nemohla ani zamľaskať, sa dočítate v staršom článku tu.
Komunikácia s kolegami
Podľa časopisu Time Magazine je priemerný zamestnanec vyrušovaný v sústredenej práci svojimi kolegami až sedemkrát za hodinu - 80 % týchto prerušení je nepodstatných.
Pre komunikáciu s kolegami si nastavte jasné pravidlá.
- Stanovte si „úradné hodiny”, napríklad na začiatku a na konci pracovnej doby, kedy budete pre ostatných k dispozícii.
- Riešením je tiež občasná práca z domu.
- Fenoménom dnešnej doby je takzvaný „sabatikl”. Ide o platené tvorivé voľno, ktoré si môže zamestnanec raz za čas vybrať.
Vybavovanie e-mailov
Viac ako 2 hodiny denne trávia zamestnanci pri vybavovaní e-mailovej pošty. Časté kontrolovanie e-mailov a následné odpovedanie, bráni v sústredenej a produktívnej práci. Že sa kvantum e-mailovej komunikácie stáva podstatným problémom dokladá aj skutočnosť, že napríklad Francúzsko prijalo pred rokom zákon zakazujúci nútiť zamestnancov odpovedať na pracovné e-maily mimo pracovnú dobu.
Svoj pracovný deň nikdy nezačínajte otvorením e-mailovej pošty.
- Najskôr si naplánujte, čo budete celý deň robiť a až potom prejdite poštu.
- Určite si presné hodiny, kedy sa budete mailom venovať.
- Odpovede aj na dlhé maily píšte vecne a stručne.
  
Vybavovaním e-mailov trávime viac než dve hodiny denne. (zdroj)
Nedostatok spánku a únava
Zabijakom produktivity je tiež únava. Ospalosť zamestnancov, ktorá znižuje produktivitu práce, stojí podľa nedávnej štúdie americké firmy 18 miliárd USD ročne. Zatiaľ čo u nás by ste si šlofíkom v práci vyslúžili prinajmenšom pokarhanie o neplnení pracovných povinností, v Japonsku krátkodobý spánok na pracovisku znamená, že pracovník vo svojej práci odovzdáva všetko a pracuje na 100 %.
Spánok je pre pracovný výkon ďaleko dôležitejší, než by sa mohlo zdať.
- Naplánujte si rozvrh spania a dodržujte ho.
- Aj tridsať minútový spánok po obede vám pomôže zvýšiť produktivitu práce.
V Japonsku je spánok v práci oceňovaný
Čas pri dochádzaní do práce
Jedným zo žrútov produktívneho času je tiež dlhé dochádzanie do zamestnania. Podľa prieskumu z roku 2016 trávi celých 36 % ľudí vo veľkých českých aglomeráciách na ceste do a zo zamestnania viac než hodinu denne. Väčšina z nich pritom považuje tento čas za premárnený.
Čas strávený na ceste do práce a z práce môžete efektívne využiť.
- Počas jazdy v hromadných prostriedkoch vybavte napríklad e-maily na tablete či telefóne.
- Pri šoférovaní automobilu počúvajte rôzne výukové či sebarozvojové programy.
- Alebo len tak premýšľajte a možno vyriešite nejeden pracovný problém.

Učte sa od amerického prezidenta

Návod, ako byť skutočne produktívny vymyslel jeden z najvýznamnejších lídrov 20. storočia.

Pravidlo, ktorého autorom je generál a bývalý americký prezident Dwight Eisenhower, stanovuje priority jednotlivým úlohám podľa dôležitosti a naliehavosti. Tým vznikne matica o štyroch kvadrantoch. Pre zlepšenie výkonnosti je potrebné sa v prvom rade venovať činnostiam z druhého kvadrantu. Uprednostniť dôležité pred naliehavým. Dôležitým veciam sa venovať osobne a menej dôležité úlohy delegovať.

Eisenhowerov princíp

I. kvadrant obsahuje činnosti dôležité a naliehavé.

Tieto úlohy vyžadujú okamžitú pozornosť, a z hľadiska výsledkov sú významné. Jedná sa o krízy, neodkladné problémy, veci, ktoré manažér musí vybaviť sám.

Mnoho vedúcich pracovníkov sa nimi necháva úplne pohltiť a venujú týmto úlohám väčšinu svojho času, riešia krízy a žijú od jedného termínu k druhému, nie sú nikdy s ničím hotoví.

II. kvadrant predstavujú veci dôležité a nenaliehavé.

Efektívne riadenie tvorí základ v tomto kvadrante, kam patrí napríklad vytváranie vzťahov, dlhodobé plánovanie alebo prevencia. Skrátka všetko, čo je potrebné urobiť.

Pokiaľ sa manažér nebude venovať týmto aktivitám, za nejaký čas sa stanú naliehavými, takže sa presunú do prvého kvadrantu a manažér je v neustálom kole hasenia kríz.

III. kvadrant obsahuje úlohy nedôležité a naliehavé.

Počas dňa sa k manažérovi dostane takýchto úloh veľké množstvo, nesmie ich však primárne riešiť iba preto, že sú naliehavé.

Ich splnenie nie je náročné a často nevyžaduje veľkú zodpovednosť, práve preto je vhodné ich delegovať.

IV. kvadrant sú veci nedôležité a nenaliehavé.

Týmto činnostiam je dobré sa úplne vyvarovať.

Dokonca ani manažérovi podriadení by sa nimi nemali zaoberať.

Pre ešte väčšiu efektivitu vašich pracovných činností použite aplikáciu Projektově.CZ. Úlohy aj e-maily pre celý tím nájdete na jednom mieste. Komunikácia so spolupracovníkmi bude jednoduchšia a väčšinu stretnutí skrátite, či úplne zrušíte. Každý člen tímu bude vedieť aké má úlohy, dokedy ich má splniť a komu odovzdať. Projektově.CZ vám pomôže byť produktívnymi.