Súvisiace úlohy – pre jednoduché a prehľadné porady
Pri riadení väčšieho projektu je nevyhnutné zachovať prehľadnosť, zabezpečiť plynulú komunikáciu medzi jednotlivými úrovňami vedenia a zároveň nezaťažovať jednotlivé role zbytočnými detailmi. Už teraz je možné rozdeliť akúkoľvek úlohu na menšie podúlohy a tie ďalej delegovať. Čo však v prípade, keď s danou úlohou iba súvisí iná?
V praxi to často znamená, že riaditeľ zadá strategickú úlohu manažérovi, ktorý ju ďalej rozdelí medzi členov tímu. Ako si však udržať prehľad o výstupoch bez toho, aby sa riaditeľ musel zaoberať každou podúlohou? Riešením sú súvisiace úlohy.
Čo je to súvisiaca úloha?
Ako napovedá samotný názov – ide o úlohu, ktorá je prepojená s inou úlohou a má s ňou určitú súvislosť. Toto prepojenie znamená, že obe úlohy spolu tematicky alebo obsahovo súvisia. Prepojenie úloh je užitočné najmä vtedy, ak ide o podobné alebo rovnaké úlohy rozdelené medzi rôzne oddelenia.
Príklad 1: Súvisiace úlohy marketingovej kampane pre letnú sezónu
V rámci projektu prebiehajú súčasne dve úlohy súvisiace s „Prípravou novej marketingovej kampane na letnú sezónu“ pre marketingové oddelenie. Vďaka nastavenému prepojeniu medzi úlohami nie je potrebné druhú (rovnakú úlohu delegovanú copywriterovi) zdĺhavo vyhľadávať – z detailu jednej úlohy možno jednoducho prejsť priamo na druhú. To umožňuje efektívnejšiu prácu na oboch úlohách súčasne.
Generálny riaditeľ nepotrebuje poznať všetky detaily ani jednotlivé úlohy, ktoré manažér následne rozdeľuje členom svojho tímu. Sleduje projekt na úrovni zadaných hlavných úloh, pričom podrobnosti sú obsiahnuté v súvisiacich úlohách.
Praktické využitie:
Generálny riaditeľ zadal úlohy na porad e. Jednotliví riaditelia si následne tieto úlohy prostredníctvom prepojených (súvisiacich) úloh rozdelia medzi svojich kolegov v rámci oddelení.
Výhody tohto prístupu:
- Generálny riaditeľ má prehľad bez zbytočného zahltenia detailmi,
- riaditelia/manažéri môžu efektívne organizovať prácu svojich tímov,
- vďaka prepojeniu úloh je reportovanie výsledkov jednoduché a prehľadné.
Príklad 3: Spustenie novej produktovej služby
Riaditeľ zadáva strategickú úlohu manažérovi: „Pripraviť marketingové uvedenie novej služby na trh.“ Táto úloha je kľúčová, no nezaoberá sa detailmi, ako sú copywriting, vizuály či rozpočet.
Manažér vytvorí vlastné (súvisiace) úlohy pre svoj tím. Vznikajú samostatné úlohy: tvorba landing page, e-mailová kampaň, príprava reklám, koordinácia s obchodným oddelením a ďalšie.
- Manažér sleduje a riadi čiastkovú prácu, riaditeľ sa zameriava na výsledok:
- Manažér má pod kontrolou všetky čiastkové výstupy.
- Riaditeľ vidí iba súvisiace úlohy a výsledky – bez zbytočného zahltenia detailmi.
Praktické využitie pri poradách
Ďalším príkladom, kde súvisiace úlohy výrazne zjednodušujú prácu, sú porady. Práve na nich často zaznejú úlohy, ktoré svojím obsahom alebo cieľom pripomínajú tie, ktoré už boli riešené predtým. Bez jasného systému sa tieto úlohy ľahko stratia, opakujú alebo sa stratí ich náväznosť.
V minulosti bolo potrebné tieto súvislosti zapisovať manuálne alebo ich zdĺhavo vyhľadávať. So súvisiacimi úlohami je to však minulosť. Ak sa na porade objaví úloha podobného typu, stačí ju prepojiť s existujúcou súvisiacou úlohou.
Vďaka tomu:
udržíte kontext a náväznosti medzi rôznymi poradami,
neprídete o dôležité rozhodnutia alebo návrhy z predchádzajúcich diskusií,
a máte všetky relevantné úlohy prehľadne pokope.
Tento prístup nielenže uľahčuje nadväzovanie na predchádzajúcu prácu, ale tiež posilňuje kontinuitu medzi jednotlivými poradami a zabraňuje zbytočnej duplicite.
Malý nástroj, ktorý prináša poriadok
Súvisiace úlohy môžu vyzerať ako drobná funkcionalita, no v skutočnosti významne pomáhajú udržať poriadok, prehľad a zodpovednosť v rámci celého projektu. Od strategickej úrovne až po výkonné tímy – každý vie, čo má robiť, prečo to robí a ako to zapadá do väčšieho celku.
