V mapách sme doma. Teraz už aj v projektovom riadení
SmartGIS s.r.o. už 15 rokov vytvára geoinformačné aplikácie pre svojich klientov. Ich služby využívajú integrátori dopravy, správcovia železničnej siete a archeológovia z celej Českej republiky.
Práca pre každého klienta je nový projekt s mnohými aktivitami, úlohami, evidenciou a finančnými rozvahami. Podľa Milana Jindáčka, konateľa spoločnosti: „Zásadne nám chýbalo tesné prepojenie agendy úloh, výkazov práce a rozpočtov."
Predtým používali vlastnú aplikáciu na evidenciu času, Bugzillu na úlohy a Excel na rozpočty. Tieto rozdelené riešenia sťažovali kontrolu nákladov a výnosov projektov.
3 problémy, ktoré mal systém na riadenie projektov vyriešiť
- Niekoľko neprepojených systémov na vedenie projektov
- Zložité zadávanie a evidencia dát
- Neprehľadnosť a nemožnosť kontroly vo všetkých nadväznostiach
Jindáček hľadal nástroj, ktorý prepojí všetky tri agendy do jedného prostredia – bez nutnosti prepínať medzi aplikáciami a ručne synchronizovať dáta.
3 zásadné požiadavky na nový systém riadenia projektov
- Prepojenie všetkých troch agend
- Jednoduchosť a rýchlosť pri zadávaní dát do aplikácie
- Možnosti filtrovania dát a tvorby výstupov
80 % problémov vyriešených hneď a navyše proaktívny prístup
Jindáček vysvetlil voľbu: „Aplikácia Projektově zvíťazila, pretože zo štartu nám ponúkla riešenie 80 % našich požiadaviek."
Dôležitá bola aj osobná skúsenosť: „Dôležitý bol prístup ľudí z podpory, ktorí proaktívne riešili naše otázky."
Po mesiaci testovania prešli na ostrú prevádzku a doladili organizáciu používania systému.
„Dokážem si postrážiť červené čísla"
Jindáček považuje za najvýznamnejšiu zmenu to, že teraz môže lepšie kontrolovať priebeh realizácie projektov. Dokáže sledovať ekonomickú bilanciu a riadiť náklady jednotlivých projektov.
Aplikácia im tiež uľahčila tímovú spoluprácu prostredníctvom e-mailových notifikácií. Navyše sa zbavili starostí o údržbu a zálohovanie vlastných inštalácií.
„Je super, že namiesto 3 samostatných aplikácií, o ktoré sme sa navyše museli starať, používame len jednu."
SmartGIS teraz riadi projekty s jasnejšími rozpočtami a prehľadom o termínoch. Prekvapila ich jednoduchosť zadávania úloh a ich vizualizácia v mape úloh.
Jindáček odporúča: „Odporúčam Projektově vyskúšať a nebáť sa pýtať ľudí na podpore na čokoľvek, čo s používaním služby súvisí. Mesiac stačí na to, aby si každý vyskúšal základné funkcie."
