Aplikácia Projektově môže prepájať firmy navzájom

Spoločnosť HSF, s. r. o. je súčasťou najväčšieho výrobcu okien v Európe. Na trhu je už dlhšie ako 20 rokov. Zakladá si na najvyššej kvalite a bezpečnosti svojich výrobkov. A rovnaké hodnoty hľadali aj v systéme na riadenie projektov. Ako zavádzali v HSF systém Projektově, nám podrobne popísal Ing. Alexander Farkaš, IT manažér spoločnosti.

Rozhodla zrozumiteľnosť, rýchlosť a nemčina

Vo firme ako je HSF, s. r. o., je dobré systémové riadenie nutnosťou. Prebieha tam súčasne niekoľko projektov a nie je jednoduché ich riadiť. Na ich koordináciu používali systém excelovských tabuliek. Ten ale postupom času začal zlyhávať. Nakoniec sa do projektov nikto nepozeral, nezapisoval plnenie úloh, ani nezadával ďalšie. Chýbalo rozdelenie prác dennej rutiny a činnosti súvisiacej s rozvojom systému výroby, softwaru a organizácie práce.

Postupom času sa ukázalo, že bude nutné zaviesť prehľadný systém na sledovanie a reportovanie priebehu projektov. Potrebovali všetky procesy zrýchliť, zlepšiť organizáciu práce a riadenie projektov. Bolo tiež potrebné jednoznačnejšie určovať zodpovedné osoby a termíny jednotlivých úloh.

Rozhodujúca pri výbere softwaru na riadenie projektov bola dostupná cena, rýchla podpora a okamžité nasadenie do praxe. Mali tiež špecifickú požiadavku. Možnosť mutácie do nemeckého jazyka. Nemčina je totiž v HFS hlavný dorozumievací jazyk.

Z ponúkaných možností sa nakoniec rozhodli pre Projektově. „Oslovila nás zrozumiteľnosť systému, rýchla implementácia a možnosť jazykovej mutácie do nemčiny. Rozhodlo testovanie priamo v dennej praxi,”  vysvetľuje Farkaš.

Zapracovanie trvalo iba tri dni

„Systém postupne zavádzame a zapájame ďalších kolegov do projektov. Je to ako vždy s presadzovaním nových postupov, niektorí zamestnanci nie sú nadšení. Ale pretože je používanie veľmi jednoduché, a niektorých užívateľov sa týka iba zasielanie e-mailov, hodnotím implementáciu pozitívne,” popisuje Farkaš.

Zapracovanie hlavných 6 používateľov trvalo iba tri dni. Najdlhšie im trvalo zvyknúť si na nové rutiny, ktoré sú k práci s Projektově nutné. Po mesiaci fungoval základný tím bez problémov.

A čo zamestnancov firmy HSF najviac prekvapilo?

Máme viac času a lepšie informačné toky

Po zavedení Projektově sa predovšetkým zlepšila výmena informácií o stave úloh a ich včasnom plnení alebo zdržaní. Tiež sa zlepšil informačný tok smerom k dodávateľom, ktorí sú tiež súčasťou projektov. Viac práce pri zadávaní projektov a rozdeľovaní úloh sa im, ako sami hovoria, vracia v informáciách o stave projektu. To opäť uľahčuje ďalšie rozhodovanie.

Systém Projektově očakávania zamestnancov firmy HSF splnil predovšetkým v oblasti správy úloh. Výsledkom sú správne definované a oddelené denné a rutinné činnosti od tých projektových.

Za podstatný bonus v HSF tiež považujú, že nemusia usporadúvať toľko porád, čím ušetria veľa času na iné činnosti.

Chceme hlavne vedieť systém dobre používať

„Naše plány do budúcnosti sú hlavne naučiť sa systém dobre používať. Máme aj nejaké nápady na inovácie. Napríklad by sme privítali k úlohe alebo projektu funkciu plánu a zápisov z porád,”

taká je, podľa pána Farkaša, vízia budúcnosti ich spolupráce s Projektově.

Vzhľadom k tomu, že spoločnosť HSF zapája do projektov aj svojich dodávateľov, boli by radi, keby existovalo nejaké prepojenie medzi dvoma spoločnosťami, ktoré používajú Projektově. Podľa nich je tu priestor k “zasieťovaniu” firiem a ďaleko efektivnejšej spolupráci na spoločných projektoch.

„Vyskúšajte a zvážte benefity, stojí to iba pár hodín času,” odkazuje Farkaš tým, ktorí sú v rovnakej situácii, ako boli pred časom vo firme HSF.