Ako zdieľať svoje projekty?

Projekt v Projektově.CZ je zjednodušene povedané zoznamom úloh a súborov, ktorý môžeme zdieľať s kolegami. Možností nazdieľania je viac a líšia sa podľa situácie, v ktorej sa nachádzame. V nasledujúcich odstavcoch si prejdeme časté otázky a spôsoby zdieľania projektu.

Časté otázky:

  1. Kto vidí projekt?
  2. Môžem mať súkromný projekt?
  3. Aké sú práva (roly)?
  4. Za ktorých používateľov sa platí?
  5. S kým môžem projekt zdieľať?
  6. Ako zdieľať len jeden projekt?
  7. Je možné nazdielať len jednu úlohu?
  8. Ako prizvať zákazníka?
  9. Ako nazdielať len časť projektu?
  10. Môže kolega zadávať úlohy sám sebe?

1) Kto vidí projekt?

Projekt vidia len ľudia, s ktorými je projekt nazdieľaný. Tí sú vždy na stránke členov tímu projektu. Ak ste členom projektu, vidíte projekt vo výpise projektov. Môžete si ho rozkliknúť a vidieť svoje úlohy, ako aj úlohy ostatných. Aby mohol človek dostať v projekte úlohu, musí byť zároveň jeho členom.

Niektoré projekty môžete mať zdieľané (napríklad zákazky). Vedľa nich sú projekty súkromné (napríklad osobné úlohy), o ktorých existencii ostatní členovia tímu nevedia.

2) Môžem mať súkromný projekt?

Áno. V každom novom projekte ste najprv sám. Je súkromný a nikto ho nevidí. To platí aj pre úlohy, ktoré obsahuje. Až keď medzi členov tímu pridáte kolegov, uvidia ho tiež. Budú si môcť preklikať úlohy, poznámky, súbory, stať sa riešiteľmi úloh alebo niektoré z nich sledovať.

3) Aké sú práva (roly)?

Pri pridávaní používateľa do projektu alebo neskôr vo výpise používateľov môžete zmeniť úlohu, ktorú má používateľ v rámci projektu.

Správa projektů Úkoly
Role a uživatelů vytvářet komentovat měnit označit jako vyřešené uzavřít Zdarma
Manažer ne
Člen týmu * * ne
Zákazník ** ano
Externista*** ne

* Ak člen tímu dostane úlohu od manažéra, nemôže ju zmazať, uzavrieť, ani posunúť termín. Na svojich úlohách ale môže pracovať bez obmedzení.
** Nové úlohy sú automaticky priradené prvému manažérovi v projekte (možno zmeniť).
*** Externista vidí len úlohy, ktoré rieši a úlohy, kde je pridaný do sledovania. Ostatné roly vidia (môžu si preklikať) celý projekt.

4) Za ktorých používateľov sa platí?

Za všetkých používateľov, ktorí v systéme pracujú na úlohách. Teda za manažérov, členov tímu a externistov. Rola Zákazník, ktorá umožňuje len zadávať nové úlohy a komentovať existujúce, je zadarmo.

5) S kým môžem projekt zdieľať?

Projekt je možné zdieľať len so registrovanými používateľmi tejto služby. Túto registráciu stačí vykonať len raz. Používateľovi sa počas nej zašle pozvánka na spoluprácu online a jeho prístupové údaje. Akonáhle sa používateľ zaregistruje, môžete ho v rôznych rolách pridávať do projektov a zadávať mu úlohy.

Nápověda: Jak přidat kolegy?

6) Ako zdieľať len jeden projekt?

Kliknite hore na Projekty pre výpis projektov. V pravej časti riadku s názvom vybraného projektu nájdete ozubené koliesko. Po kliknutí naň sa vám zobrazí menu, cez ktoré môžete projekt presunúť, premenovať alebo zdieľať. Po kliknutí na „zdieľať“ sa otvorí nastavenie členov tímu, kde môžete tento projekt zdieľať.

7) Možno nazdielať len jednu úlohu?

Áno. Práve pre túto situáciu sme pridali rolu „Externista“. Externista totiž v projekte vidí len úlohy, ktorých je riešiteľom, alebo úlohy, v ktorých bol pridaný do sledovania. To vám umožňuje aj pri rozsiahlom projekte zdieľať s externým spolupracovníkom len jeho malú časť.

8) Ako prizvať zákazníka?

Zaregistrujte ho do služby a pridajte do projektu v role Zákazník. Na jeho riadku vo výpise členov tímu následne uvidíte roletku. Cez ňu si môžete vybrať predvoleného príjemcu úloh, ktoré zákazník zadá.

V predvolenom nastavení je to prvý manažér projektu. Takže ak zákazník v Projektově.CZ zadá novú úlohu, automaticky je pridelený manažérovi projektu, ktorý je na to upozornený e-mailovou správou.

Funkcia rozšírených inboxov umožňuje prideliť zákazníkovi e-mailovú adresu. ktorá mu z e-mailov na ňu zaslaných automaticky vytvorí úlohu.

Príklad: Webové štúdio MyDesign pripravuje prezentáciu pre klienta RS Project. Zaregistrujú zákazníka, nastavia skratku projektu a klientovi odovzdajú adresu: rsproject.mydesign@app.projektove.cz. Akonáhle klient pošle na túto adresu e-mail (aj s prílohami), automaticky sa z neho vygeneruje úloha (požiadavka) a odovdá sa manažérovi.

9) Ako nazdielať len časť projektu?

Projekty je možné štruktúrovať na fázy (etapy) prostredníctvom podprojektov. Každý podprojekt má svojich členov tímu. To vám umožňuje rozdeliť používateľov na tých, ktorí vidia len prvú etapu (podprojekt) a tých, ktorí vidia celý projekt. Každý používateľ vidí vždy len projekt (alebo podprojekt), ktorého je členom.

10) Môže kolega zadávať úlohy sám sebe?

Áno. Tieto úlohy sú len jeho a vás o nich neinformujú žiadne e-mailové notifikácie. V prípade potreby si nazdieľaný projekt môžete otvoriť a jeho úlohy rozkliknúť, pridať sa do ich sledovania. Bežným príkladom je, že manažér zadá úlohu a člen tímu si ju rozdelí na „checklist“ čiastkových krokov, ktoré si odškrtáva.


Komentáre

Záložky

Společnost Projektově.CZ s.r.o. je spin-off společností Vysoké školy báňské - Technické univerzity Ostrava. Ve spolupráci s odborníky na projektové řízení, ať už z akademických řad nebo od partnerských firem, poskytuje nástroj pro snadné řízení firmy, projektů a úkolů.