Ako na šablónu úspešného projektu?

V Projektově.CZ sme v úzkom kontakte s partnermi, ktorí konzultujú projektové riadenie. My sami pritom pracujeme na jednoduchom nástroji, ktorý podporuje prehľadné riadenie projektov vo firmách. S pomocou niekoľkých rád si v ňom aj vy dokážete pripraviť jednoduchú šablónu.

Na zodpovedanie otázky ako na úspešné projekty si môžeme pomôcť výbornou prednáškou Lukáša Havláska z vlaňajšieho Barcamp v Ostrave. Témou prednášky bolo „Ako na plán projektu, ktorý je predurčený k úspechu. Značka: Prakticky“.

Vo videu zaznelo:

• Práca s očakávaniami: Určiť si vopred, čo je výsledkom, prečo na projekte/zákazke tím pracuje. „Ani ten najlepší projekt nemôže byť úspešný, pokiaľ nesplní očakávania, prípadne účel, na ktorý bol vytvorený.“
• Mať zostavený tím a jasne rozdelené, kto za ktorú časť projektu zodpovedá.
• Plán projektu: pripraviť si produktový rozpad.
  Ten je založený na tom, že si produkt celého projektu rozložíte na jednotlivé menšie časti. Slúži na to, aby sa v projekte na nič nezabudlo a aby ste boli schopní sledovať priebežný stav jednotlivých častí projektu.
• Sledovanie stavu úloh, plnenia projektu: nastaviť mechanizmy tak, aby členovia tímu priebežne hlásili stavy úloh, či ich riešia, do akej miery sú splnené. Vy potom, či už v pozícii projektového manažéra, sponzora, klienta alebo člena tímu, po otvorení jednej tabuľky prehľadne vidíte, v akom stave sa nachádza celý projekt.Vďaka vizuálnemu rozpadu jednotlivých činností ihneď viete, čo už bolo dokončené a na čom sa ešte pracuje.
• Rozdelenie projektu na etapy: Plán na ďalšiu etapu sa vytvára jednoduchšie. Umožňuje tiež lepšie reagovať na priania zákazníka.
• Pravidelné vyhodnocovanie projektu - priebežne podľa etáp, porovnanie s cieľom projektu a zaujatie ďalšieho postoja.

Praktické vytvorenie šablóny projektu

V Projektově.CZ je možné vytvoriť šablónu projektu, procesu alebo zákazky. Jednu takúto šablónu pre vlastné účely si pripravíme v nasledujúcej časti. Vychádzať pritom budeme z videoprednášky, ktorú nájdeme na tejto stránke. Vďaka šablóne budeme mať istotu, že v priebehu budúcich projektov nezabudneme na žiadny čiastkový krok.

1) Vytvoríme projekt, nazveme ho „Šablóna projektu“.

2) Vložíme prvú úlohu - cieľ projektu
Po rozkliknutí úlohy môžeme na jej kartu vpísať detaily projektu a zdieľať súbory. Táto úloha sa môže volať „vstupná analýza“..

Po rozkliknutí danej úlohy máme možnosť pridať do jej sledovania kolegov. To nám umožní viesť s nimi diskusiu nad celým projektom. A čo je podstatné – na jednom mieste.

3) Pridáme jednotlivé kroky (etapy) vedúce k realizácii projektu

4) Vytvoríme rozpad hlavných častí na čiastkové
Jedná sa o myšlienkovú mapu úloh z projektu. Každý obláčik reprezentuje jednu úlohu (z tabuľky vyššie), ktorú je ďalej možné rozdeliť na podúlohy.

Voliteľne: Etapám a úlohám môžeme rovno priradiť aj termíny a spojiť ich väzbami tak, aby sa pri posune jedného z termínov automaticky prepočítali aj tie ostatné . To spravíme v Ganttovom diagrame (pri tom vám rada pomôže naša zákaznícka podpora, ktorú môžete kontaktovať vpravo dole cez live-chat okno).

5) Hotovo.
Vytvorili sme si šablónu projektu, ktorú môžeme kedykoľvek skopírovať a použiť.
Po jej skopírovaní ju premenujeme podľa mena klienta či zákazky, podľa analýz vyplníme ciele projektu a ďalej môžeme nastaviť prvé termíny a riešiteľov úloh.

Pripravte si šablónu projektu, procesu alebo zákazky vo svojom Projektově.CZ