Ako na šablónu úspešného projektu?

V Projektově.CZ sme v úzkom kontakte s partnermi, ktorí konzultujú projektové riadenie. My sami pritom pracujeme na jednoduchom nástroji, ktorý podporuje prehľadné riadenie projektov vo firmách. S pomocou niekoľkých rád si v ňom aj vy dokážete pripraviť jednoduchú šablónu.

Na zodpovedanie otázky ako na úspešné projekty si môžeme pomôcť výbornou prednáškou Lukáša Havláska z vlaňajšieho Barcamp v Ostrave. Témou prednášky bolo „Ako na plán projektu, ktorý je predurčený k úspechu. Značka: Prakticky“.

Vo videu zaznelo:

  • Práca s očakávaniami: Určiť si vopred, čo je výsledkom, prečo na projekte/zákazke tím pracuje. „Ani ten najlepší projekt nemôže byť úspešný, pokiaľ nesplní očakávania, prípadne účel, na ktorý bol vytvorený.“
  • Mať zostavený tím a jasne rozdelené, kto za ktorú časť projektu zodpovedá.
  • Plán projektu: pripraviť si produktový rozpad.
    Ten je založený na tom, že si produkt celého projektu rozložíte na jednotlivé menšie časti. Slúži na to, aby sa v projekte na nič nezabudlo a aby ste boli schopní sledovať priebežný stav jednotlivých častí projektu.
  • Sledovanie stavu úloh, plnenia projektu: nastaviť mechanizmy tak, aby členovia tímu priebežne hlásili stavy úloh, či ich riešia, do akej miery sú splnené. Vy potom, či už v pozícii projektového manažéra, sponzora, klienta alebo člena tímu, po otvorení jednej tabuľky prehľadne vidíte, v akom stave sa nachádza celý projekt.Vďaka vizuálnemu rozpadu jednotlivých činností ihneď viete, čo už bolo dokončené a na čom sa ešte pracuje.
  • Rozdelenie projektu na etapy: Plán na ďalšiu etapu sa vytvára jednoduchšie. Umožňuje tiež lepšie reagovať na priania zákazníka.
  • Pravidelné vyhodnocovanie projektu - priebežne podľa etáp, porovnanie s cieľom projektu a zaujatie ďalšieho postoja.

Praktické vytvorenie šablóny projektu

V Projektově.CZ je možné vytvoriť šablónu projektu, procesu alebo zákazky. Jednu takúto šablónu pre vlastné účely si pripravíme v nasledujúcej časti. Vychádzať pritom budeme z videoprednášky, ktorú nájdeme na tejto stránke. Vďaka šablóne budeme mať istotu, že v priebehu budúcich projektov nezabudneme na žiadny čiastkový krok.

1) Vytvoríme projekt, nazveme ho „Šablóna projektu“.

2) Vložíme prvú úlohu - cieľ projektu
Po rozkliknutí úlohy môžeme na jej kartu vpísať detaily projektu a zdieľať súbory. Táto úloha sa môže volať „vstupná analýza“..

Zadanie ciele projektu
Po rozkliknutí danej úlohy máme možnosť pridať do jej sledovania kolegov. To nám umožní viesť s nimi diskusiu nad celým projektom. A čo je podstatné – na jednom mieste.

3) Pridáme jednotlivé kroky (etapy) vedúce k realizácii projektu

4) Vytvoríme rozpad hlavných častí na čiastkové
Jedná sa o myšlienkovú mapu úloh z projektu. Každý obláčik reprezentuje jednu úlohu (z tabuľky vyššie), ktorú je ďalej možné rozdeliť na podúlohy.

Rozpad na čiastkové časti


Voliteľne: Etapám a úlohám môžeme rovno priradiť aj termíny a spojiť ich väzbami tak, aby sa pri posune jedného z termínov automaticky prepočítali aj tie ostatné . To spravíme v Ganttovom diagrame (pri tom vám rada pomôže naša zákaznícka podpora, ktorú môžete kontaktovať vpravo dole cez live-chat okno).

5) Hotovo.
Vytvorili sme si šablónu projektu, ktorú môžeme kedykoľvek skopírovať a použiť.
Po jej skopírovaní ju premenujeme podľa mena klienta či zákazky, podľa analýz vyplníme ciele projektu a ďalej môžeme nastaviť prvé termíny a riešiteľov úloh.


Tip: Dlhšia príprava znamená menej problémov s realizáciou projektu.

Pripravte si šablónu projektu, procesu alebo zákazky vo svojom Projektově.CZ

Zdeněk Solnický
Header Projektově
Vyskúšajte Projektově na 14 dní zadarmo
Nie je potrebná žiadna inštalácia. Systém vám okamžite pošle prihlasovacie meno a heslo na váš e-mail.