Ako vytvoriť opakovanú úlohu či podúlohu
Projekty rozbehnuté, úlohy rozdelené. Čo ale s úlohou, ktorá sa opakuje každý týždeň alebo každý mesiac? V Projektově ju nastavíte raz ako opakovanú a systém ju zakaždým založí znova. Mesačná fakturácia, pravidelná kontrola, štvrťročný výkaz – zadáte raz a rad beží ďalej sám.
Čo vám opakované úlohy uľahčia:
- Zadáte prácu raz a vracia sa sama – denne, týždenne, mesačne i ročne.
- Nezabudnete na fakturáciu, revízie ani pravidelné porady. Rad nevynechá, aj keď úlohu splníte po termíne.
- Udržíte prehľad – živá je vždy len jedna úloha, ďalšia vznikne po jej splnení.
- Nastavíte si rytmus – konkrétne dni v týždni, interval po dňoch, alebo presný dátum.
Ako zapnúť opakovanie úlohy
- Nastavte úlohe termín. Od neho sa opakovanie odvíja.
- V detaile úlohy pod termínom kliknite na nastaviť opakovanie .
- V roletke vyberte typ opakovania: pravidelne (po zvolenom počte dní), denne, týždenne, mesačne alebo ročne.
- Potvrďte tlačidlom nastaviť .
Opakovanie je zapnuté.
Čo ktoré pole v nastavení znamená
| Pole | Čo nastavuje |
|---|---|
| Termín | Dátum, od ktorého sa opakovanie počíta. |
| Typ opakovania | Ako často sa úloha vracia: pravidelne, denne, týždenne, mesačne alebo ročne. |
| Interval | Po koľkých dňoch (pri pravidelnom) alebo týždňoch (pri týždennom) sa úloha opakuje. |
| Dni v týždni | Pri týždennom opakovaní dni, kedy má úloha vzniknúť, napríklad pondelok a štvrtok. |
Ako upraviť opakovanie
Nastavenie zmeníte kedykoľvek, bez toho, aby ste opakovanie rušili.
- Otvorte úlohu.
- Pod termínom kliknite na zmeniť opakovanie .
- Upravte typ, interval alebo dni a potvrďte tlačidlom nastaviť .
Zmena platí pre ďalšie úlohy v rade. Aktuálna úloha zostáva, ďalšia vznikne už podľa nového nastavenia.
Ako zrušiť opakovanie
- Otvorte úlohu.
- Kliknite na zmeniť opakovanie .
- Vyberte zrušiť opakovanie a potvrďte.
Úloha sa ďalej nebude opakovať. Po jej splnení a uzavretí už žiadna nová nevznikne.
Ako funguje rad opakovaných úloh
Opakované úlohy držia pohromade ako rad. V jednej chvíli je živá vždy len jedna úloha. Ďalšia v rade vznikne hneď, ako tú aktuálnu splníte alebo uzavriete – nie skôr.
Termín novej úlohy sa posunie podľa nastaveného opakovania. Pri mesačnom opakovaní s termínom na 8. deň sa po uzavretí úlohy vytvorí ďalšia úloha na 8. deň nasledujúceho mesiaca.
Úlohu môžete splniť aj po termíne. Nová vznikne podľa opakovania od chvíle uzavretia, aby rad nevynechal. Rovnako keď termín ručne posuniete: rad sa dopočíta od okamihu, keď úlohu uzavriete.
Čo sa prenesie do novej úlohy
Nová úloha v rade dostane zadanie z predchádzajúcej, nie odvedenú prácu.
| Prenáša sa | Neprenáša sa |
|---|---|
| Riešiteľ | Strávený čas |
| Popis a poznámky | Komentáre |
| Odhad času | Prílohy |
| Sledujúci |
Splniť, alebo uzavrieť? Pre rad je to jedno
Či už aktuálnu úlohu splníte, alebo uzavriete, rad pokračuje rovnako a ďalšia úloha sa vytvorí. Je jedno, ktorú z týchto dvoch akcií zvolíte.
Rad posunie len tá posledná, aktuálna úloha. Keď otvoríte, znova splníte alebo upravíte niektorú zo starších, už uzavretých opakovaných úloh, nič ďalšie sa nestane. Žiadna nová úloha nevznikne.
Typy opakovania
Vyberáte z piatich typov. Každý sa hodí na iný rytmus. Najskôr rýchly prehľad, detail pri každom type nájdete nižšie.
| Typ | Kedy vznikne ďalšia úloha | Typické použitie |
|---|---|---|
| Pravidelne | Zvolený počet dní po uzavretí predchádzajúcej úlohy | Servisné prehliadky, kontroly v pevnom rytme |
| Denne | Každý deň | Ranné kontroly, denné hlásenia |
| Týždenne | Vo vybrané dni v týždni | Pravidelné porady, týždenné kontroly |
| Mesačne | Zvolený deň v mesiaci | Mesačná fakturácia a uzávierky |
| Ročne | Zvolený dátum raz za rok | Ročné revízie, obnovy zmlúv, audity |
Pravidelne
Úloha sa opakuje po zvolenom počte dní odo dňa, keď ju uzavriete. Zadáte interval, napríklad každých 5 dní, a ďalšia úloha vznikne toľko dní po uzavretí tej predchádzajúcej. Uzavriete úlohu 10. 12., nová vznikne 15. 12.
Úloha „Kontrola zásob" s pravidelným opakovaním po 5 dňoch. Nová úloha vznikne 5 dní odo dňa, keď tú predchádzajúcu uzavriete – rytmus sa drží podľa skutočného vykonania, nie podľa kalendára.
Denne
Úloha sa opakuje každý deň. Hodí sa na dennú rutinu, napríklad rannú kontrolu alebo denné hlásenie.
Úloha „Ranná kontrola prevádzky" s denným opakovaním. Každé ráno vznikne nová úloha, riešiteľ ju prejde a uzavrie. Hodí sa na každodennú rutinu, ktorú nechcete držať len v hlave: otvorenie predajne, kontrola strojov, prehľad objednávok.
Týždenne
Úloha sa opakuje po týždni, alebo po viacerých týždňoch. Môžete vybrať konkrétne dni, kedy má vzniknúť, napríklad len pondelok, alebo pondelok, stredu a piatok. Ideálne na pravidelnú poradu alebo kontrolu vo vybrané dni.
Úloha „Kontrola zapísanej dochádzky" s týždenným opakovaním v pondelok a v piatok. V pondelok skontrolujete dochádzku za predchádzajúci týždeň, v piatok za ten aktuálny. Vyberiete oba dni a úloha sa založí vždy na zvolený deň.
Mesačne
Úloha sa opakuje každý mesiac na zvolený deň. Nastavíte termín na posledný deň v mesiaci a ďalšia úloha vznikne 30. alebo 31. dňa nasledujúceho mesiaca. Typicky mesačná fakturácia.
Úloha „Správa a optimalizácia reklamných kampaní" s mesačným opakovaním a podúlohami: Optimalizácia kampaní, Tvorba a nasadenie nových kampaní, Technická kontrola, Výkaz, Hovor s klientom.
Opakovanie je na hlavnej úlohe. K podúlohám priebežne píšete poznámky, zapisujete strávený čas a odškrtávate hotové. Po odškrtnutí hlavnej úlohy sa celá sada založí znova na ďalší mesiac: celý zoznam podúloh sa skopíruje. Pri podúlohách preto opakovanie nenastavujete. Keď sa opakuje hlavná úloha, podúlohy nemôžu mať vlastné opakovanie.
Úloha „Vystaviť faktúry" s mesačným opakovaním a termínom na 25. deň. Po uzavretí vznikne ďalšia na 25. deň nasledujúceho mesiaca. Termín vidí účtovník v kalendári a notifikácia pripomenie blížiaci sa dátum.
Ročne
Úloha sa opakuje raz za rok na zvolený dátum. Vhodné na ročné revízie, obnovy zmlúv alebo audity.
Úloha „Obnova poistenia vozového parku" s ročným opakovaním k 1. 1. Po uzavretí vznikne ďalšia na 1. 1. nasledujúceho roka. Hodí sa na obnovy zmlúv, ročné revízie alebo inventúru, ktoré sa robia raz ročne k pevnému dátumu.
Opakované úlohy v kalendári
Úlohy si tiež prepojíte s osobným kalendárom. V kalendári sa zobrazí vždy len aktuálna úloha z radu, ďalšia pribudne po jej splnení.
Opakovanie pri podúlohách
Opakovanie nastavíte aj pri podúlohách. Máte tri možnosti:
- Opakovaná samostatná úloha: opakuje sa napríklad raz za mesiac.
- Opakovaná hlavná úloha aj s podúlohami: s každým opakovaním sa hlavná úloha založí znova vrátane všetkých podúloh.
- Hlavná úloha bez opakovania, opakujú sa len jej podúlohy: hlavná úloha zostáva, opakujú sa vybrané podúlohy.
Keď opakovanie nejde nastaviť
Narazíte na hlášku, že opakovanie pri úlohe nejde zapnúť? Znamená to, že opakovanie už beží na nadradenej úlohe. Tá sa s každým opakovaním zakladá znova vrátane podúloh, takže podúloha nemôže mať vlastné opakovanie.
Opakujte buď nadradenú úlohu, alebo jej podúlohy – nie oboje naraz.
Keď sa opakovaná úloha nevytvorila
Splnili alebo uzavreli ste opakovanú úlohu a ďalšia v rade napriek tomu nevznikla? Prejdite si štyri najčastejšie príčiny:
- Splnili ste staršiu úlohu, nie aktuálnu. Rad sa riadi len poslednou úlohou. Zásah do staršej, už uzavretej úlohy novú úlohu nevytvorí.
- Opakovanie bolo zrušené. Otvorte úlohu a pozrite na zmeniť opakovanie . Ak je opakovanie preč, nastavte ho znova.
- Pracovali ste s kópiou úlohy. Kópia do radu nepatrí a sama sa neopakuje – opakovanie zostáva na pôvodnej úlohe.
- Posledná úloha v rade bola zmazaná. Bez nej sa rad nemá z čoho dopočítať.
Ak nesedí ani jedna príčina, napíšte nám cez chat vpravo dole. Pozrieme sa na to a opakovanie sprevádzkujeme.
