Hodinový rozpočet projektu: koľko hodín máte a koľko ste už naplánovali
Zákazka má 200 hodín. Koľko z nich už máte rozdelených medzi úlohy? Prvé číslo drží hodinový rozpočet, druhé súčet odhadov pri jednotlivých úlohách. Keď vyplníte oboje, plánujete proti skutočnému limitu, nie od oka.
Celý postup má tri kroky: rozpočet zadáte v prehľade projektu, odhady doplníte pri jednotlivých úlohách v Ganttovom diagrame a obe čísla nakoniec porovnáte. Zvládnete to počas plánovania projektu, ešte predtým, než rozdelíte prácu medzi ľudí.
Čo hodinový rozpočet projektu ukazuje
Hodinový rozpočet je počet hodín, ktoré máte na projekt k dispozícii. Zadávate ho v prehľade projektu a slúži ako strop pre plánovanie: koľko práce môžete rozdeliť medzi úlohy, aby sa zákazka zmestila do ponúknutej ceny. Sám nič nestráži. Strážite ho vy tým, že ho porovnáte so súčtom odhadov pri úlohách.
V Projektově pracujete s tromi časovými údajmi. Každý z nich odpovedá na inú otázku.
| Údaj | Kde ho zadáte | Na čo odpovedá |
|---|---|---|
| Hodinový rozpočet | Prehľad projektu, sekcia Podrobnosti | Koľko hodín mám na celú zákazku |
| Odhadovaný čas | Karta úlohy alebo Ganttov diagram | Koľko hodín zaberie jedna úloha |
| Strávený čas | Zápis pri úlohe alebo stopky | Koľko hodín sme skutočne odpracovali |
1. Zadajte hodinový rozpočet v prehľade projektu
Rozpočet vyplňte hneď na začiatku, ešte predtým, než rozdelíte prácu medzi úlohy. Potom plánujete proti číslu, ktoré poznáte z ponuky alebo zo zmluvy.
- Otvorte projekt a prejdite na Prehľad .
- V pravom stĺpci nájdite sekciu Podrobnosti .
- Do poľa Hodinový rozpočet zadajte počet hodín.
- Zmenu potvrďte.
Hodnotu môžete kedykoľvek upraviť. Keď si klient objedná prácu navyše, rozpočet zvýšite a máte znova aktuálny strop.
2. Doplňte odhadované časy úloh v Ganttovom diagrame
Aby ste mali čo porovnávať, potrebujú úlohy odhad. Odhadovaný čas zapíšete priamo v Ganttovom diagrame, bez otvárania karty úlohy.
Najprv si roztiahnite ľavú tabuľku diagramu. Ukáže vám pri každej úlohe viac než len názov.
- Otvorte projekt a prepnite sa na Ganttov diagram .
- Chyťte deliacu čiaru medzi tabuľkou vľavo a časovou osou vpravo a potiahnite ju doprava.
- V rozšírenej tabuľke uvidíte okrem názvu úlohy aj termíny a stĺpec Odhadovaný čas .
- Kliknite do bunky pri úlohe a zapíšte odhad v hodinách.
- Postupujte zhora nadol, kým nemajú odhad všetky úlohy.
Odhady zadávajte aj pri úlohách, ktoré ešte len plánujete na ďalšie mesiace. Bez nich súčet nezodpovedá práci, ktorá vás čaká, a rozpočet vyzerá voľnejšie, než v skutočnosti je.
3. Porovnajte naplánované hodiny s rozpočtom
Odhady pri podriadených úlohách sa spočítavajú na riadku nadradenej úlohy a na riadku projektu. Súčet na riadku projektu je počet hodín, ktoré už máte rozplánované.
- V ľavej tabuľke Ganttovho diagramu nájdite riadok projektu.
- V stĺpci Odhadovaný čas si prečítajte súčet za celý projekt.
- Porovnajte ho s hodinovým rozpočtom z prehľadu projektu.
Rozdiel medzi rozpočtom a súčtom odhadov je voľná kapacita zákazky: hodiny, ktoré ešte môžete rozdeliť medzi ďalšiu prácu.
Príklad: rozpočet 200 hodín, súčet odhadov 160 hodín. Zostáva vám 40 hodín na úlohy, ktoré zatiaľ nie sú v pláne. Keď súčet dosiahne 210 hodín, plánujete o 10 hodín viac, než koľko máte zaplatené, a viete to skôr, než niekto začne pracovať.
Keď plán presiahne rozpočet
Máte tri možnosti a všetky sú lepšie než zistiť prečerpanie až na konci zákazky.
- Zmenšite rozsah. Vyraďte úlohy, ktoré do objednanej práce nepatria, alebo ich presuňte do ďalšieho projektu.
- Prehodnoťte odhady. Prejdite si úlohy s najvyšším odhadom. Niekedy je práca členená inak a časť sa dá spojiť alebo skrátiť.
- Dohodnite navýšenie. Keď je práca navyše oprávnená, dohodnite s klientom viac hodín a rozpočet v prehľade projektu zvýšte.
Od plánu k skutočnosti
Rozpočet a odhady sú plán. Druhú polovicu ukáže strávený čas, ktorý si riešitelia zapisujú počas práce. Z neho spoznáte, či odhady sedeli.
Na prekročenie odhadu vás aplikácia upozorní sama. V nastaveniach si zapnete e-mailové upozornenie pri prekročení 80 % odhadovaného času na úlohe. Autor úlohy tak dostane signál vo chvíli, keď sa s tým ešte dá niečo robiť.
Keď máte pri používateľoch vyplnenú hodinovú mzdu, Projektově vám z odpracovaných hodín vypočíta aj náklad na úlohu a na projekt. K plánu v hodinách tak pribudne pohľad v eurách.
Zadajte rozpočet, doplňte odhady a súčet skontrolujte skôr, než sa do zákazky pustíte. Prečerpané hodiny sa potom neobjavia ako prekvapenie na faktúre.
