Výmena zamestnanca: prevedenie úloh na nového kolegu

Kolega odchádza a jeho projekty preberá nástupca. Zvládnete to za jedno popoludnie, ak pôjdete v správnom poradí: najprv nástupcu zaregistrujete a dostanete ho do projektov, potom hromadne prepíšete riešiteľa pri úlohách a až úplne nakoniec odchádzajúceho kolegu archivujete.

Keď poradie otočíte, narazíte na problém. Nástupca nevidí úlohy, do ktorých ho nikto nepustil, a odchádzajúceho používateľa nedokážete archivovať, kým nerozhodnete, čo bude s jeho otvorenými úlohami. Hotový postup nájdete v checkliste na konci článku.

Skôr než začnete – čo sa stane s prácou odchádzajúceho kolegu

Odchádzajúci kolega je v Projektově naviazaný na tri rôzne veci a každá z nich sa rieši inak.

Najčastejšie nedorozumenie vyzerá takto: hromadne prepíšete riešiteľa, uvidíte prázdny zoznam úloh odchádzajúceho kolegu a máte pocit, že je hotovo. Úlohy však stále nesú jeho meno ako autora a jeho stopa zostáva aj v komentároch a v strávenom čase. To je v poriadku, ide o históriu projektu. Počítajte však s tým, že vymazaním účtu o túto históriu prídete.

Archivovať, alebo vymazať používateľa?

Archivujte. Vymazanie má zmysel iba vtedy, keď plníte povinnosť výmazu podľa GDPR.

Archivovaný používateľ je deaktivovaný. Neprihlási sa a nedostane z aplikácie žiadny e-mail, no v projektoch je stále vidieť, čo založil, čo komentoval a koľko hodín kde strávil. Reporty za minulé obdobia tak dávajú zmysel aj dva roky po jeho odchode.

Pri vymazanom účte tieto väzby zmiznú. Komentár síce zostane, no už nedohľadáte, kto ho napísal. Pri strávených časoch sa stratí väzba na konkrétneho človeka, takže výkaz práce za uzavretý projekt už nikto nerozkľúčuje.

Pri oboch akciách Projektově skontroluje, či používateľ nie je riešiteľom otvorených úloh. Ak je, zobrazí sa okno s ich výpisom a môžete ich priamo odtiaľ delegovať. Pri piatich úlohách je to najrýchlejšia cesta. Pri päťdesiatich použite hromadnú úpravu popísanú nižšie.

Ako hromadne previesť úlohy na nástupcu

Najprv dve veci, ktoré vám ušetria prácu aj nervy.

Nástupca musí byť členom projektov, inak prevedené úlohy neuvidí. Postup nájdete nižšie v sekcii Pridanie nástupcu do projektov a nastavenie práv.

Vypnite si odosielanie notifikácií. Pri prepise stovky úloh by nástupca dostal stovku e-mailov. Kliknite vľavo dole na svoje meno a vyberte pracovať bez zasielania notifikácii. Hore sa objaví žltá lišta. Kým ju vidíte, aplikácia nikomu nič neodosiela. Po dokončení práce lištu vypnete kliknutím na Opäť zapnúť odosielanie notifikácii a všetky zadržané upozornenia sa zahodia. Detaily nájdete v článku Ako pozastaviť notifikácie zmien úloh.

Až potom prepisujte:

1. V ľavom menu kliknite na Úlohy. Otvorí sa zoznam úloh naprieč všetkými projektmi, do ktorých máte prístup, takže podprojekty vybavíte súčasne s hlavnými projektmi.

2. Prepnite sa na záložku Aktuálne. Zrušte prednastavený filter a pridajte filter Filtrovať podľa → „Riešiteľ“ → meno odchádzajúceho kolegu.

1. Nad výpisom kliknite na ikonu hromadnej zmeny a označte úlohy. Všetky naraz označíte zaškrtnutím štvorčeka nad zoznamom.

2. Pri spodnom okraji obrazovky sa objaví nástrojová lišta. Rozbaľte 3 bodkové menu, vyberte Zmeniť riešiteľa a zvoľte nástupcu.

]

1. Zmena sa vykoná hneď a hore sa zobrazí potvrdenie.

Celý postup aj s videom nájdete v článku Hromadná úprava úloh.

Uzavreté a splnené úlohy prepisovať nemusíte. Nikto na nich už nepracuje a v reportoch za minulé obdobia naopak chcete vidieť, kto prácu skutočne odviedol. Prepisujte len to, čo je otvorené, teda záložky Aktuálne a Oneskorené.

Čo s autorstvom úloh

Autor je ten, kto úlohu zadal. Hromadná úprava ho neprepisuje a v aplikácii ho nezmeníte. Ide o záznam o tom, kto prácu vytvoril, nie o tom, kto ju práve vykonáva.

Pri bežnej prevádzke to nevadí. Prekáža to až vo chvíli, keď účet vymažete: pri všetkých úlohách, ktoré kolega založil, sa potom namiesto mena objaví „Neznámy používateľ“ a nikto už nedohľadá, odkiaľ zadanie prišlo. To je hlavný dôvod, prečo odporúčame archiváciu.

Keď potrebujete zistiť, čo všetko odchádzajúci kolega zadal:

• Na karte konkrétnej úlohy nájdete autora v hlavičke úlohy a v histórii zmien.
• Pre prehľad naprieč projektmi otvorte zoznam Úlohy a kliknite do poľa na pridanie filtra. V tej istej roletke, v ktorej vyberáte filter podľa riešiteľa, zvoľte filter podľa autora a vyberte odchádzajúceho kolegu. Dostanete výpis všetkého, čo kolega zadal, bez ohľadu na to, kto to rieši.
• Výpis potom zoskupte podľa projektov a cez 3 bodkové menu vpravo ho vyexportujte do PDF alebo Excelu, aby ste mali podklad na odovzdanie. Prácu s filtrami a pohľadmi popisuje článok Ako urobiť report úloh.

Ak odchádzajúci kolega viedol celú agendu a nástupca potrebuje jeho úlohy nielen riešiť, ale aj spravovať, pridajte ho do daných projektov v role Manažér. Manažér môže meniť termíny, zatvárať a mazať úlohy bez ohľadu na to, kto ich zadal.

Pridanie nástupcu do projektov a nastavenie práv

Nový kolega nevidí nič, kým nie je členom projektu. Každý používateľ vidí len projekty, ktorých je členom. Toto je zďaleka najčastejšia príčina hlásenia „nový kolega nevidí žiadne úlohy“.

Postupujte takto:

1. Zaregistrujte nástupcu. Nastavenie → Správa používateľov → Registrovať používateľa. Vyplňte formulár a potvrďte. Kolegovi odíde pozvánka s prístupovými údajmi. Podrobne to popisuje článok Ako registrovať používateľa do aplikácie.

2. Pridajte ho do celej vetvy projektov. Otvorte koreňový projekt (obvykle „Zákazky“, „Projekty“ alebo názov oddelenia), v Prehľade kliknite na Členovia projektu a pridajte kolegu. Potom kliknite na jeho meno, otvorte 3 bodkové menu a vyberte pridať člena do všetkých podprojektov. Tým ho zapíšete do všetkých podprojektov naraz. Tam, kde už členom je, sa pridanie preskočí a existujúca rola sa neprepíše. Návod: Hromadné pridanie používateľa do podprojektov.

3. Skontrolujte role. V Správe používateľov otvorte pri nástupcovi 3 bodkové menu a zvoľte Úprava členstva. Uvidíte prehľad členstva vo všetkých projektoch, zaškrtnete tie potrebné a dole zvolíte rolu. Používa sa to aj na hromadnú zmenu roly naprieč projektmi. Návod: Hromadná úprava členstva.

Akú rolu zvoliť: nástupcu, ktorý agendu vedie, pridajte v role Manažér. Tomu, kto len plní zadané úlohy, stačí rola Člen tímu. Rozpis práv nájdete v tabuľke v článku Projektové role používateľov.

Odovzdanie administrátorských práv

Osobitný prípad nastane vtedy, keď odchádza ten, kto aplikáciu spravuje. Funkcia administrátor nie je projektová rola. Je to oprávnenie na správu celej aplikácie: administrátor zakladá koreňové projekty, spravuje používateľov, vlastné polia a hlavne účet služby a licencie. Ako jediný tiež vidí projekty ostatných.

Práva odovzdajte skôr, než odchádzajúci účet archivujete. Ak to necháte na neskôr, zostanete bez prístupu do správy používateľov aj do fakturácie a budete nás musieť kontaktovať.

1. Nastavenie → Správa používateľov → 3 bodkové menu pri nástupcovi → Upraviť používateľa.
2. Na riadku admin zaškrtnite tlačidlo a uložte. Postup má článok Funkcia administrátor.
3. Overte, že sa nástupca dostane do Nastavenie → Účet a fakturácia.
4. Až potom odoberte funkciu administrátora odchádzajúcemu kolegovi a účet archivujte.

Administrátorov môže byť v Projektově viac ako jeden, takže si pokojne nechajte prekrytie niekoľkých dní. Vždy však nechajte aspoň jedného aktívneho.

Ak správu aplikácie preberá IT oddelenie a nemá vidieť obsah projektov, nastavte mu obmedzeného administrátora. Spravuje používateľov, členstvo a účet, no k úlohám, súborom, financiám ani k stráveným časom sa nedostane. Zapíname ho na vyžiadanie.

Uvoľnenie e-mailu pre nového zamestnanca

E-mailová adresa je v Projektově jedinečná. Archivovaný používateľ si ju drží aj naďalej, takže nástupcu na ten istý e-mail nezaregistrujete a zobrazí sa hlásenie, že adresa je už obsadená. Typicky sa s tým stretnete pri firemných adresách typu fakturacia@ alebo vyroba@, ktoré sa odovzdávajú spolu s pozíciou.

Máte dve riešenia. Odporúčame prvé.

1. Nástupca dostane vlastnú adresu. Zaregistrujte ho na jeho vlastný firemný e-mail. Účty zostanú oddelené, história sedí a v komentároch aj v strávených časoch je vidieť, kto čo urobil. Zdieľanú adresu si nástupca nechá preposielať.

2. Adresu uvoľníte zmenou pri odchádzajúcom účte. V Správe používateľov otvorte 3 bodkové menu pri odchádzajúcom kolegovi, zvoľte Upraviť používateľa a e-mail prepíšte na inú adresu, napríklad na jeho súkromnú alebo na tvar meno.priezvisko.archiv@vasafirma.sk. Uložte a až potom zaregistrujte nástupcu na uvoľnenú adresu. Postup zmeny popisuje článok Ako opraviť e-mail alebo meno používateľa. E-mail môže meniť iba administrátor.

Adresu prepíšte až po prevedení všetkých úloh a pred archiváciou účtu. Kým je účet aktívny, chodia naň upozornenia z aplikácie a tie nechcete posielať na súkromnú adresu bývalého zamestnanca.

Vplyv na počet licencií

Licencie počítame podľa spoplatnených používateľských účtov, nie podľa prihlásení. Kým sú účty odchádzajúceho aj nastupujúceho kolegu aktívne, obsadzujú dve miesta a platíte za obe.

Čo to znamená v praxi:

• Máte voľné miesto v balíčku. Zaregistrujte nástupcu, preveďte úlohy a odchádzajúceho kolegu archivujte. S cenou sa nič nedeje.
• Nemáte voľné miesto. Buď prepnite odchádzajúceho kolegu do roly Zákazník, ktorá je zadarmo, a po prevode ho archivujte. Alebo na čas prekrytia navýšte balíček. Zmenu balíčka vykonáte v Nastavenie → Účet a fakturácia a prejaví sa okamžite vrátane vyrovnania rozdielu.

Koľko miest máte obsadených a koľko voľných, uvidíte v Nastavenie → Účet a fakturácia. Ceny balíčkov nájdete v cenníku.

Checklist – výmena zamestnanca krok za krokom

1. Zaregistrujte nástupcu v Správe používateľov. Ak nemáte voľné miesto, prepnite odchádzajúceho kolegu do roly Zákazník alebo navýšte balíček.
2. Pridajte nástupcu do koreňového projektu a cez 3 bodkové menu ho zapíšte do všetkých podprojektov.
3. Skontrolujte rolu v projektoch: manažér pre toho, kto agendu vedie, člen tímu pre toho, kto plní úlohy.
4. Odchádza administrátor? Nastavte funkciu administrátor nástupcovi a overte, že sa dostane do Účtu a fakturácie.
5. Vypnite si odosielanie notifikácií (vaše meno vľavo dole → pracovať bez zasielania notifikácii).
6. V Úlohách si na záložke Aktuálne vyfiltrujte riešiteľa, označte všetko a hromadne zmeňte riešiteľa na nástupcu. Zopakujte pre Oneskorené.
7. Uzavreté a splnené úlohy nechajte tak.
8. Skontrolujte výsledok na záložke Všetky zadané so stále nastaveným filtrom na odchádzajúceho kolegu.
9. Zapnite notifikácie späť.
10. Potrebujete jeho e-mail pre nástupcu? Prepíšte ho v Správe používateľov na inú adresu.
11. Archivujte odchádzajúceho používateľa.

Časté otázky

Kolegyňa odchádza na rok na materskú a potom sa vráti. Archivovať, alebo nechať účet aktívny?

Archivujte. Archivovaný účet sa dá kedykoľvek znova aktivovať so všetkým, čo k nemu patrí, a medzitým sa kolegyňa neprihlási ani jej z aplikácie nechodia e-maily. Či sa archiváciou uvoľní platené miesto, zistíte v Nastavenie → Účet a fakturácia. Úlohy preveďte hromadne rovnako ako pri odchode. Po návrate účet aktivujete a časť agendy jej vrátite späť.

Odchádza externista, ktorý u nás robil pár úloh. Platí to isté?

Áno, len je to rýchlejšie. Externista vidí iba úlohy, ktoré rieši alebo sleduje, takže stačí vyfiltrovať si ho ako riešiteľa, prepísať úlohy na nástupcu a účet archivovať. Odobrať ho z projektu môžete až vtedy, keď už nie je riešiteľom žiadnej otvorenej úlohy.

Kolega má vyše sto otvorených úloh. Zvládne to hromadná úprava naraz?

Zvládne. Označte ich zaškrtnutím štvorčeka nad zoznamom a zmenu vykonajte jedným krokom. Len si predtým vypnite odosielanie notifikácií, inak nástupcovi odíde e-mail o každej prevedenej úlohe zvlášť.

Prepísal som hromadne nesprávne úlohy. Dá sa to vrátiť?

Hromadná úprava nemá krok späť. Opravíte to rovnakou cestou, akou ste zmenu urobili: vyfiltrujte si úlohy podľa nového riešiteľa, označte tie, ktoré ste previesť nemali, a vráťte ich hromadnou zmenou riešiteľa späť. Pomôže vám filter na projekt, pretože chybné prepisy bývajú sústredené do jednej vetvy projektov. Kto zmenu vykonal a kedy, dohľadáte v histórii zmien na karte úlohy.

Nový kolega má úlohy prevedené, ale v aplikácii nevidí nič. Čím to je?

Nie je členom projektov, v ktorých úlohy ležia. Pridajte ho do koreňového projektu a zapíšte do všetkých podprojektov. Ak vidí projekt, ale nie úlohy, skontrolujte jeho rolu. V role Externista vidí len úlohy, ktoré sám rieši alebo sleduje.