Vlastné polia pri projektoch a úlohách
Projekt má svoje číslo zákazky, investora aj etapu, v ktorej sa práve nachádza. Úloha zasa nesie internú poznámku alebo parameter, ktorý do popisu nepatrí. Presne na tieto údaje slúžia vlastné polia. Sami si určíte, čo si pri projektoch a úlohách evidujete.
Vlastné polia zakladá administrátor aplikácie v nastaveniach. Pole pri projekte sa zobrazí v prehľade projektu, pole pri úlohe sa zobrazí pod popisom úlohy. Počet polí nie je obmedzený.
Novinka: polia už zakladáte, upravujete aj mažete priamo vo verzii Projektově 2. Predtým ste ich mohli nastavovať len vo verzii 1.
Čo patrí do vlastných polí
Vlastné pole je údaj, ktorý si do aplikácie pridáte nad rámec štandardných polí. Ide najmä o informácie, ktoré máte pri každej zákazke rovnaké a potrebujete ich mať na jednom mieste, nie roztrúsené v popisoch a e-mailoch.
Pri projekte tak vznikne karta zákazky: číslo projektu, investor, výška dotácie, parametre stavby alebo odkaz na zdieľaný priečinok. Tieto údaje vypĺňa manažér projektu a celý tím ich vidí v prehľade projektu.
Pri úlohe doplníte parameter, ktorý patrí ku konkrétnej práci: kód výkresu, sériové číslo alebo stav schvaľovania. Pole sa zobrazí pod popisom úlohy a hodnotu doň zapíše riešiteľ alebo manažér.
Ako založiť vlastné pole
Celú správu polí máte vo verzii 2 priamo v nastaveniach aplikácie. Zakladať a upravovať ich môže administrátor aplikácie. Ak túto sekciu v nastaveniach nevidíte, nemáte príznak administrátor.
- V ľavom menu dole kliknite na Nastavenia.
- Na stránke Nastavenia aplikácie otvorte Vlastné polia.
- Prepínačom nad tabuľkou vyberte, kam pole patrí: Úlohy , alebo Projekty . Pri vlastnom stave projektu zvoľte Projekty.
- Kliknite na Pridať ďalšie pole .
- Do poľa Názov zadajte, ako sa má údaj volať. Názov uvidí celý tím, preto zvoľte konkrétne pomenovanie: „Číslo zákazky“ poslúži lepšie ako „Číslo“.
- V rozbaľovacom zozname Typ vyberte formát údaja. Prehľad typov nájdete v tabuľke nižšie.
- Do poľa Popis napíšte návod na vyplnenie. Zobrazí sa priamo pri poli a ušetrí vám otázky, čo presne doň patrí.
- Pri Type úloh prepojíte pole s konkrétnymi typmi úloh. Vypĺňa sa pri projektových aj úlohových poliach.
- Vo Viditeľnosti polí vyberte roly, ktoré pole uvidia. Pri poli dostupnom celému tímu zvoľte Viditeľné všetkým. Jednotlivé roly podrobne popisuje článok projektové role používateľov.
- Potvrďte tlačidlom Uložiť .
Prehľad založených polí
Pod prepínačom nájdete tabuľku všetkých polí daného druhu. Pri každom vidíte názov, prepojený typ úloh, typ, viditeľnosť a popis. Založené polia vyzerajú napríklad takto:
| Pole | Typ úloh | Typ | Viditeľnosť polí |
|---|---|---|---|
| Manažér projektu | Schválený projekt | Text | Viditeľné všetkým |
| Dátum začatia | Schválený projekt | Dátum | Viditeľné všetkým |
| Rozpočet projektu | Schválený projekt | Celé číslo | Viditeľné všetkým |
| Súbory a dokumenty | Schválený projekt | Súbor | Viditeľné všetkým |
Poradie polí zoradíte potiahnutím riadka za úchyt vľavo. Konkrétne pole upravíte alebo vymažete cez trojbodkové menu na konci riadka.
Každá zmena v nastaveniach sa prejaví všade. Premenované pole, iné poradie aj nová položka zoznamu sa premietnu do úloh a projektov okamžite, bez ďalšieho kroku. Hore preto dajte polia, ktoré tím vypĺňa najčastejšie.
Typy vlastných polí
Typ určuje, čo sa dá do poľa zapísať. Vyberte ho podľa toho, ako budete údaj používať: číselné a dátumové hodnoty viete zoraďovať, zoznam zasa drží jednotné pomenovanie.
| Typ | Čo do poľa zapíšete | Kedy ho použiť |
|---|---|---|
| Text | Krátky text na jeden riadok | Číslo zákazky, meno investora, kód výkresu |
| Dlhý text | Viacriadkový text | Poznámka k zadaniu, špecifikácia |
| Url | Odkaz | Zdieľaný priečinok s podkladmi, karta v CRM |
| Zoznam | Výber z vopred daných položiek | Vlastný stav projektu, kategória, oblasť |
| Celé číslo | Číselná hodnota | Počet kusov, výška dotácie, poschodie |
| Dátum | Dátum z kalendára | Podpis zmluvy, odovzdanie diela, kolaudácia |
| Áno/Nie | Zaškrtávacie políčko | Podpísaná zmluva, zaplatená záloha |
| Súbor | Príloha | Objednávka, výkres, protokol |
Ako nastaviť vlastný stav projektu
Vlastný stav projektu je pole typu Zoznam. Vy určíte, akými etapami zákazka prechádza, a manažér potom pri projekte vyberá z hotového zoznamu. Celý tím tak používa rovnaké pomenovania a v prehľade projektu vidíte etapu na prvý pohľad.
- V sekcii Vlastné polia prepnite na Projekty a kliknite na Pridať ďalšie pole .
- Do poľa Názov zadajte „Stav projektu“.
- Ako Typ vyberte Zoznam.
- Doplňte položky zoznamu, teda jednotlivé etapy. Pri výrobnej zákazke to bývajú Dopyt, Ponuka, Výroba, Montáž, Fakturácia a Hotovo.
- Pole uložte.
Položky zoznamu spravujete na rovnakom mieste ako samotné pole, teda v nastaveniach aplikácie v sekcii Vlastné polia. Platí pre ne aj rovnaké oprávnenie: upraviť ich môže len administrátor. Novú etapu tak doplníte kedykoľvek a hneď sa ponúkne pri všetkých projektoch.
Kde sa vlastné polia zobrazia
Projektové polia nájdete v prehľade projektu. Vypĺňa ich manažér projektu, ostatné roly ich vidia podľa nastavenej viditeľnosti. Z prehľadu tak prečítate zadanie aj parametre zákazky na jednom mieste, bez hľadania v prílohách.
Úlohové polia sa zobrazia pod popisom úlohy na karte úlohy. Hodnotu do nich zapíšete priamo pri práci s úlohou a ich počet nie je obmedzený.
Kto vlastné polia vidí a kto ich spravuje
Definíciu polí drží v rukách administrátor aplikácie. Obsah vypĺňa manažér projektu pri konkrétnom projekte alebo úlohe.
Viditeľnosť nastavíte pri každom poli zvlášť výberom rolí. Údaje, ktoré nepatria celému tímu, tak zostanú len manažérom – typicky výška dotácie, marža alebo fakturačné poznámky. Externista a zákazník uvidia len tie polia, ktoré im vyberiete.
Potrebujete pole založiť a nemáte príznak administrátor? Napíšte našej podpore cez live chat v pravom dolnom rohu aplikácie a pole vám nastavíme.
