Ako upraviť šablónu projektu
Vypracovaním šablóny projektu práca nekončí. Dobrým ďalším krokom je šablónu revidovať a zjednodušiť ju.
Šablónu môžete kedykoľvek neskôr upraviť alebo doplniť.
Prípadne ju môžete aj zjednodušiť. Ľahko sa totiž stane, že pri príprave zadáte hlavnú úlohu s desiatimi podúlohami – a všetky z nich napríklad rieši ten istý kolega. Z jednej úlohy s jasným postupom tak v šablóne vznikne armáda miniúloh. A pritom by často stačilo použiť jednoduchý kontrolný zoznam (checklist).
Čo je to checklist
Checklist, alebo zaškrtávací zoznam, slúži na systematické zaznamenávanie a kontrolu jednotlivých bodov pri úlohách alebo krokoch potrebných na splnenie cieľa. Každá položka v zozname predstavuje konkrétnu úlohu, ktorú možno po splnení označiť ako dokončenú (zaškrtnúť).
Ak však na úlohe pracujú dvaja riešitelia alebo má viac termínov, práve vtedy vytvárame podúlohy.
Výhody používania checklistu:
- Zabezpečuje, že žiadny dôležitý krok nebude vynechaný
- Umožňuje sledovať priebeh plnenia úloh
- Zvyšuje prehľadnosť a efektivitu práce
Ako pridať checklist k úlohe
- Otvorte v šablóne úlohu, ku ktorej chcete pridať checklist.
- Na karte úlohy v editore vyberte možnosť „Checklist“.
- Zadajte jednotlivé body checklistu – napríklad Skontrolovať podklady, Odoslať na schválenie, Archivovať dokumentáciu.
- Uložte zmeny u úlohy kliknutím na tlačidlo „Uložiť zmeny“.
- Hotovo.
Podúlohy: Prečo deliť úlohy na podúlohy?
Ak je hlavná úloha zložitejšia alebo obsahuje viac čiastkových krokov, je vhodné ju rozdeliť na menšie časti pomocou podúloh.
1) Odoslať objednávku na materiál
2) Odoslať objednávku na kovanie
3) Dodanie materiálu
4( Dodanie kovania
Úloha Nákup sa rieši počas celého mesiaca. Podúlohy ako Odoslať objednávku však majú presne stanovené termíny a konkrétnych riešiteľov, takže je jasne vidieť, či boli splnené. Rovnako aj úlohy Dodanie majú svoje vlastné termíny podľa dodávateľa – a na tie už môžu nadväzovať ďalšie úlohy.
Tento postup umožňuje:
- vytvoriť prehľadnejšiu štruktúru práce,
- priradiť zodpovednosť jednotlivým riešiteľom,
- systematicky pokryť všetky kroky potrebné na splnenie hlavnej úlohy.
Ako pridať k hlavnej úlohe podúlohy?
V Projektově máme dve možnosti, ako pridať podúlohy:
- na karte úlohy
- na mape úloh
Pridanie podúlohy na karte úlohy:
- Otvorte v šablóne úlohu, ku ktorej chcete pridať podúlohy.
- Na karte úlohy pod popisom kliknite na riadok s ikonou „+“ pre pridanie novej podúlohy.
- Zadajte názov podúlohy a potvrďte ho stlačením klávesu Enter.
- Hotovo! Podúloha je teraz pridaná k hlavnej úlohe.
Pridanie podúloh na mape:
- Otvorte v šablóne úlohu, ku ktorej chcete pridať podúlohy.
- V menu pod názvom šablóny kliknite na ikonu „Mapa“.
- Na vybranej úlohe kliknite na tlačidlo „+“ pre rozdelenie úlohy na podúlohy.
- V okne na pridanie podúlohy vyplňte názov a potvrďte kliknutím na Vytvoriť a zatvoriť.
- Hotovo.
